Wie die EDF Group Foundation mit Optimy wirkungsvolle Fördermittel in großem Umfang verwaltet
Stiftung der EDF-Gruppe
Die EDF Group Foundation ist die Unternehmensstiftung von EDF, die sich der Unternehmensphilanthropie widmet und in Frankreich sowie im Ausland in drei Bereichen tätig ist: Inklusion, Bildung und Umwelt – zugunsten künftiger Generationen und Menschen in prekären Lebenssituationen. Mit einem vierjährigen Mandat und einem Jahresbudget von 10 Millionen Euro hat die Stiftung seit 2016 über 469 Projekte unterstützt. Angesichts des Umfangs und der Komplexität der Förderanträge benötigte die Stiftung ein umfassendes Tool, um Anträge zuverlässig zu verwalten, Entscheidungen nachzuverfolgen und bei Bedarf rasch Sofortmaßnahmen einzuleiten.
Land: Frankreich (+ international) | Jahresbudget: 10 Millionen Euro | Projekte seit 2016: über 469
Über 469 Projekte – und kein zuverlässiges System zur Überwachung einzelner Dateien
Angesichts der hohen Zahl eingehender Förderanträge in drei strategischen Themenbereichen benötigte die Stiftung eine vereinfachte Verwaltung der Antragsbearbeitung sowie eine vollständige, zuverlässige Projektdatenbank – in jeder Phase, von „eingegangen“ und „abgelehnt“ bis hin zu „gefördert“ und „in Bearbeitung“.
- Eine große Anzahl von Anfragen, die eine Verwaltung auf Dateiebene mit lückenloser Rückverfolgbarkeit erfordern
- Projektmanager müssen sowohl einen individuellen Überblick als auch einen umfassenden Überblick über die gesamte Organisation haben
- Manuelle Erstellung von Fördervereinbarungen, Projektbeschreibungen und Standarddokumenten – zeitaufwendig
- Notwendige Krisenreaktionsfähigkeit – die Fähigkeit, kurzfristig spezielle Förderaufrufe zu starten
Eine umfassende Plattform für das Fördermittelmanagement und die Dokumentenverwaltung – mit krisenfester Flexibilität
Optimy sowohl zum Tool für das Fördermittelprojektmanagement als auch zur Dokumentenmanagement-Plattform der EDF-Stiftung. Die automatische Erstellung vorgefüllter Standarddokumente auf Basis der Daten der Projektleiter hat die Erstellung von Projektbeschreibungen und Fördervereinbarungen grundlegend verändert.
- Dynamisches Fördermittel-Dashboard: Jeder Projektmanager hat entweder einen Überblick über alle Projekte oder nur über seinen eigenen Bereich – dies ermöglicht sowohl Eigenverantwortung als auch eine teamweite Übersicht in Echtzeit.
- Automatische Dokumentenerstellung: Aus den Daten der Antragsteller generierte, vorab ausgefüllte Projektblätter und Fördervereinbarungen – wodurch sich der manuelle Zeitaufwand für die Erstellung erheblich reduziert.
- Schnelle Krisenreaktion: Im Jahr 2020 wurde innerhalb weniger Tage ein spezielles Online-Formular für den „Solidaritätsfonds“ veröffentlicht – mit krisenspezifischen Feldern und regionalen bzw. thematischen Dashboard-Ansichten zur Steuerung der Notfallmaßnahmen.
- Vollständige Projektdatenbank: Eine zuverlässige, durchsuchbare Auflistung aller Projekte – eingereichte, abgelehnte, geförderte und laufende – aus allen drei Themenbereichen der Stiftung.
Bessere Entscheidungen, schnellere Dokumentenerstellung, krisenfeste Betriebsabläufe
Die EDF-Stiftung trifft nun mithilfe von Optimy fundiertere und sicherere Entscheidungen bei der Vergabe von Fördermitteln Optimy kann dabei bei voller Datentransparenz zwischen konkurrierenden Projekten wählen. Der Einsatz des Solidaritätsfonds während der Gesundheitskrise im Jahr 2020 hat gezeigt, dass Optimy in der Lage ist, sich rasch an außergewöhnliche Umstände anzupassen.
Über 469 Projekte wurden unterstützt
Seit 2016 in den Bereichen Inklusion, Bildung und Umwelt
10 Mio. € Jahresbudget
Verteilt auf Projekte in Frankreich und im Ausland
Automatische Dokumentenerstellung
Fördervereinbarungen und Projektblätter, die anhand der Angaben des Antragstellers vorab ausgefüllt wurden
Einsatzdauer im Krisenfall
Das Formular für den Solidaritätsfonds wird im Jahr 2020 innerhalb weniger Tage verfügbar sein
Unser Ziel ist es, die jährliche Zuteilung bestmöglich zu gestalten, indem wir Entscheidungen treffen – die manchmal schwierig sind. Und gerade bei dieser Aufgabe Optimy äußerst nützlich!
Stiftung der EDF-Gruppe
Die EDF Foundation verwaltet mehr als 469 Förderprojekte in drei Themenbereichen mithilfe automatisch generierter Dokumente, eines dynamischen Dashboards und der Fähigkeit zum schnellen Einsatz in Krisensituationen – alles auf einer einzigen Plattform.
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