Wie die DOEN-Stiftung mit Optimy soziale Wirkung in großem Maßstab erzielt
DOEN Stiftung
Die DOEN-Stiftung unterstützt Vorreiter, die sich für eine grüne, soziale und kreative Gesellschaft einsetzen – und fördert Initiativen in drei Themenbereichen: „Grün“ (planetarische Nachhaltigkeit), „Sozial“ (Inklusion und Teilhabe) und „Kreativ“ (Kunst und Kultur). Im Jahr 2020 rief DOEN den „PostcodeLoterij Buurtfonds“ ins Leben, eine neue Initiative zur Förderung kleiner Nachbarschaftsprojekte, die den Zusammenhalt in der Gemeinschaft und die Lebensqualität verbessern sollen. Heute bearbeitet dieser Fonds Hunderte von Anträgen durchgängig mit Optimy.
Land: Niederlande | Themen: Umwelt, Soziales, Kreativität | Fonds: PostcodeLoterij Buurtfonds
Aufbau eines völlig neuen Fonds von Grund auf – mit voller Flexibilität im gesamten Prozess
Bei der Einrichtung des „PostcodeLoterij Buurtfonds“ traf die DOEN-Stiftung die bewusste Entscheidung, ihre bestehenden Prozesse oder Systeme nicht weiter zu nutzen. Sie wollte den Prozess von Grund auf neu gestalten. Die meisten Fördermittelverwaltungssysteme schränken diese Art von Prozessfreiheit ein – bis sie Optimy entdeckten.
- Der neue Fonds erforderte einen vollständig maßgeschneiderten Prozess – keinen Abklatsch bestehender DOEN-Arbeitsabläufe
- Die meisten Anwendungen zur Fördermittelverwaltung schränken die Prozessgestaltung ein – was die Flexibilität einschränkt
- Ein hohes Antragsaufkommen erfordert einen optimierten, fehlerfreien Erfassungs- und Prüfungsprozess
- Das Team musste die Prozesse selbst konfigurieren und anpassen – ohne auf die IT angewiesen zu sein
Eine vollständig flexible Plattform – und automatisierte Bankzahlungen nach Genehmigung
Dank der flexiblen, benutzerfreundlichen Oberfläche Optimy konnte das Team der DOEN-Stiftung seinen Prozess von Grund auf neu gestalten und ihn während der Arbeit anpassbar gestalten. Selbst Kollegen, die sich mit Technologie weniger gut auskannten, wurden schnell zu versierten Anwendern. Über die Prozessgestaltung hinaus ermöglichte die Bankintegration Optimy die automatisierte Auszahlung von Fördermitteln nach der Genehmigung – wodurch nahezu alle manuellen Auszahlungsaufgaben entfielen.
- Vollständig anpassbare Prozessgestaltung: Das Team hat den gesamten Antrags- und Prüfungsworkflow für den „PostcodeLoterij Buurtfonds“ von Grund auf neu entwickelt – und ihn jederzeit an die aktuelle Strategie angepasst.
- Integration automatisierter Bankzahlungen: Sobald ein Projekt in Optimy genehmigt wurde, löst ein automatisierter Prozess eine Kommunikation mit dem Bankensystem der Stiftung aus – wodurch manuelle Arbeitsschritte bei der Auszahlung auf ein Minimum reduziert werden.
- Benutzerfreundlich für alle Teammitglieder: Selbst Kollegen mit geringeren technischen Kenntnissen haben sich Optimy zurechtgefunden – die Benutzeroberfläche wurde als so gestaltet beschrieben, dass sie selbst die technikscheuesten Nutzer überzeugen kann.
- Verwaltung einer großen Anzahl von Anträgen: Hunderte von Anträgen für Nachbarschaftsprojekte werden durchgängig verwaltet – von der Entgegennahme über die Auswahl bis hin zur Auszahlung –, wobei sich das Team auf die Wirkung und nicht auf Verwaltungsaufgaben konzentriert.
PostcodeLoterij Buurtfonds – ein großer Erfolg, der auf einem kinderleichten Verfahren basiert
Der PostcodeLoterij Buurtfonds hat eine große Anzahl von Anträgen erhalten und erfüllt damit seinen Auftrag, den Zusammenhalt in den Stadtvierteln in den gesamten Niederlanden zu fördern. Dank Optimy verfügt das Team über die nötige Zeit und den nötigen Freiraum, um sich voll und ganz auf die soziale Wirkung zu konzentrieren.
Hunderte von Anwendungen
Durchgängig für den Nachbarschaftsfonds bearbeitet
Automatische Banküberweisungen
Wird automatisch bei der Projektgenehmigung ausgelöst
Entwurf eines Scratch-Prozesses
Der gesamte Arbeitsablauf wurde von Grund auf neu entwickelt – vollständig maßgeschneidert
Anpassungen in Eigenregie
Das Team kann Formulare und Arbeitsabläufe jederzeit eigenständig anpassen
Wir sind neu in diesem Geschäft, und es ist großartig, dass wir Konfigurationen selbst vornehmen können. Optimy ermöglicht es uns, unsere Strategie anzupassen und Dinge zu erledigen, die wir ohne ein System nicht einmal für möglich gehalten hätten.
Nachhaltigkeitsmanager – DOEN-Stiftung
Die DOEN-Stiftung hat auf Optimy einen brandneuen Förderfonds von Grund auf aufgebaut Optimy mit automatisierten Zahlungen, selbst konfigurierten Prozessen und der nahtlosen Bearbeitung von Hunderten von Anträgen.
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