Wie die Ascend Cares Foundation mit Optimy das philanthropische Engagement vereinfacht hat
Ascend Cares Stiftung
Die Ascend Cares Foundation ist der gemeinnützige Zweig von Ascend Performance Materials, einem vollintegrierten Anbieter von Materiallösungen mit weltweiten Produktionsstätten in Nordamerika, Europa und Asien. Die Stiftung wurde vor rund 12 Jahren nach einer Reihe von Tornados in der Nähe der Ascend-Standorte in Decatur, Alabama, gegründet und konzentrierte sich zunächst auf die Katastrophenhilfe für betroffene Mitarbeiter. Im Laufe der Jahre hat sie sich zu einer umfassenden gemeinnützigen Plattform entwickelt, die Stipendien für die Kinder von Mitarbeitern, Fördermittel für gemeinnützige Projekte, Härtefallbeihilfen und Standortprojekte umfasst – und sich dabei über mehrere Länder und Interessengruppen erstreckt.
Muttergesellschaft: Ascend Performance Materials | Reichweite: Weltweit (Nordamerika, EU, Asien) | Programme: Fördermittel, Freiwilligenarbeit, Stipendien
Ein kostspieliges, frustrierendes System, dem die Beteiligten kein Vertrauen entgegenbringen konnten
Das bisherige System der Stiftung war seit etwa fünf Jahren im Einsatz, verursachte jedoch mehr Probleme, als es löste. Die Kosten hatten sich fast verdreifacht, die Unzufriedenheit der Nutzer war groß, und die damit erzeugten Daten waren unzuverlässig.
- Eine schlechte Benutzererfahrung und eine nicht intuitive Navigation haben alle Beteiligten frustriert
- Unzureichende Berichterstattung – die Daten waren für die Entscheidungsfindung nicht verlässlich
- Die Plattformkosten hatten sich fast verdreifacht, was das Budget der Stiftung stark belastete
- Es besteht keine Möglichkeit, die Auszahlung von Schecks intern durch das Team der Kreditorenbuchhaltung abzuwickeln
Eine integrierte Plattform für Fördermittel, ehrenamtliches Engagement und Auszahlungen
Nach einer gründlichen Prüfung verschiedener Alternativen entschied sich Ascend Cares Optimy der Kombination aus Funktionalität, Kosteneffizienz und reaktionsschnellem Support. Ein entscheidendes Unterscheidungsmerkmal war die Fähigkeit Optimy, die Auszahlung interner Schecks abzuwickeln – etwas, das andere Anbieter nicht leisten konnten.
- Integriertes Fördermittel- und Freiwilligenmanagement: Beide Programme werden auf einer einzigen Plattform verwaltet, was die administrative Überwachung auch bei begrenzten personellen Ressourcen vereinfacht.
- Interner Auszahlungsworkflow: Nach der Bewilligung des Zuschusses erhält das Team der Kreditorenbuchhaltung automatische Benachrichtigungen zur Bearbeitung der Schecks – ohne Einbeziehung Dritter.
- Maßgeschneiderte Arbeitsabläufe je nach Förderart: Fördermittel für gemeinnützige Zwecke, Härtefallbeihilfen und Stipendien werden jeweils über spezielle, auf ihre jeweiligen Anforderungen zugeschnittene Arbeitsabläufe verwaltet.
- Verbesserter Prüfungs- und Genehmigungsprozess: Die Ausschussvorsitzenden an den einzelnen Standorten können Anträge nun effizient prüfen und genehmigen, wobei eine nahtlose Kommunikation mit den Fördermittelempfängern gewährleistet ist.
Transparenz, Verantwortlichkeit und eine Plattform, die auf Wachstum ausgelegt ist
Mit Optimy hat die Ascend Cares Foundation sowohl ihren Prozess zur Prüfung von Förderanträgen als auch ihre internen Arbeitsabläufe umgestaltet. Die Stiftung arbeitet nun mit größerer Transparenz und Rechenschaftspflicht und ist aktiv daran beteiligt, ihre Funktionen im Bereich Berichterstattung und Veranstaltungsmanagement weiter zu optimieren.
Multi
Förderarten (Gemeinschaftsförderung, Härtefallförderung, Stipendien – alles auf einer Plattform)
Global
Reichweite (Programme in Nordamerika, Europa und Asien)
Intern
Auszahlung (Schecks, die direkt von der Kreditorenbuchhaltung über Optimy bearbeitet werden)
Bewährt
Daten (Zuverlässige Berichterstattung als Grundlage für fundierte Entscheidungen)
Mit der Einführung Optimy konnten wir einen grundlegenden Wandel in Bezug auf Effizienz und Transparenz beobachten, der es uns ermöglichte, mühelos leistungsstarke Arbeitsabläufe aufzubauen.
Programmmanager – Ascend Cares Foundation
Die Stiftung ersetzte ein unzuverlässiges, kostspieliges System durch eine einzige Plattform, die Fördermittel, ehrenamtliches Engagement und interne Auszahlungen abwickelt – mit Daten, auf die sich die Beteiligten tatsächlich verlassen können.
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