Wie die Alstom Foundation die weltweite Partnerauswahl mit Optimy optimiert
Alstom-Stiftung
Die Alstom-Stiftung wurde 2007 gegründet, um die Lebensqualität der Gemeinden in der Nähe der Standorte von Alstom zu verbessern. Die Stiftung unterstützt weltweit Projekte, die auf die Verbesserung des Lebensstandards ausgerichtet sind und sich auf vier Säulen stützen: wirtschaftliche und soziale Entwicklung, Umweltschutz, Zugang zu Energie und Wasser sowie Zugang zu Mobilität. Jedes Jahr wählt die Stiftung die originellsten und attraktivsten Projektideen aus, die von Mitarbeitern initiiert wurden – von der Verbesserung des Transports landwirtschaftlicher Erzeugnisse in Vietnam bis hin zum Ausbau der Solarenergie für ein Kinderdorf in Algerien.
Gegründet: 2007 | Tätigkeitsbereich: Weltweit (Gemeinden in der Nähe von Alstom-Standorten)
Ein globales Programm ohne zentralisiertes Verfahren zur Partnerauswahl
Die Verwaltung eines weltweiten Förderprogramms, bei dem Nichtregierungsorganisationen aus verschiedenen Regionen Anträge einreichen – mit uneinheitlichen Angaben und ohne zentrale Datenbank –, machte es sehr schwierig, die besten Partner auf der Grundlage vergleichbarer, zuverlässiger Daten auszuwählen. Der manuelle Prozess war zudem kostspielig, da ein eigens dafür zuständiger Praktikant für die Bearbeitung der Anträge benötigt wurde.
- Es gibt kein zentrales Verzeichnis für Anträge von Nichtregierungsorganisationen – uneinheitliche Antworten je nach Region
- Es ist schwierig, einheitliche Zusammenfassungen für eine vergleichende Auswertung und Berichterstattung zu erstellen
- Es war ein eigens dafür zuständiger Praktikant erforderlich, um den Einreichungsprozess zu verwalten – was zusätzliche Kosten und Verwaltungsaufwand verursachte
- Die Partnerauswahl erfolgte nicht vollständig datengestützt – man stützte sich zu stark auf unvollständige, manuell erfasste Informationen
Ein zentrales NGO-Verzeichnis – mit einheitlichen Daten, Zusammenfassungen und einer datengestützten Auswahl
Durch die Einführung der Fördermittelverwaltungsplattform Optimy erhielt die Alstom-Stiftung eine zentrale Datenbank, in der jede Nichtregierungsorganisation, die einen Antrag einreicht, klare Richtlinien befolgen muss. Diese Einheitlichkeit ermöglichte es der Stiftung, vergleichbare Antworten zu sammeln, Zusammenfassungen für Berichte zu erstellen und datengestützte Entscheidungen bezüglich ihrer Partner zu treffen – bei gleichzeitiger erheblicher Senkung der Betriebskosten.
- Zentrales Antragsregister für Nichtregierungsorganisationen: Alle Organisationen, die Anträge einreichen, halten sich an dieselben strukturierten Richtlinien – dies ermöglicht einheitliche und vergleichbare Antworten in allen Regionen weltweit.
- Auswertbare Zusammenfassungen für die Berichterstattung: Von den Projektleitern übermittelte Daten werden als Zusammenfassungen exportiert, die direkt in weitere Berichte einfließen – wodurch die Entscheidungsdokumentation der Stiftung vereinheitlicht wird.
- Datengestützte Partnerauswahl: Auswahl der besten Projektpartner auf der Grundlage vollständiger, korrekter und vergleichbarer Informationen – zur Verbesserung der Entscheidungsqualität und der strategischen Ausrichtung.
- Der Bedarf an einem eigens dafür zuständigen Praktikanten entfiel: Durch die Prozessautomatisierung wurde ein Vollzeitpraktikant zur Unterstützung der Einreichungen überflüssig – was neben Effizienzsteigerungen auch direkte Kosteneinsparungen mit sich brachte.
Mehr Einreichungen, bessere Entscheidungen und eine Vollzeitstelle weniger
Seit der Einführung Optimy verzeichnet die Alstom-Stiftung einen deutlichen Anstieg der Anzahl der Organisationen, die Anträge einreichen – der digitale, barrierefreie Prozess hat die Einstiegshürde gesenkt. Die Qualität der Auswahl hat sich verbessert, und die Betriebskosten sind gesunken, da die Stelle eines Praktikanten weggefallen ist.
Gegründet im Jahr 2007
Unterstützung der Gemeinden in der Umgebung der Alstom-Standorte weltweit
4 strategische Säulen
Wirtschaft, Umwelt, Energie/Wasser und Mobilität
Weitere Beiträge
Durch die Digitalisierung stieg die Zahl der eingegangenen Anträge von Nichtregierungsorganisationen
Kosten für Praktikanten entfallen
Nicht mehr erforderlich – die Automatisierung übernimmt nun die Aufgaben, die früher von den Mitarbeitern manuell erledigt wurden
Früher mussten wir einen Praktikanten einstellen, um diesen Prozess zu unterstützen, doch dank des Optimy ist es nun nicht mehr erforderlich, jemanden in Vollzeit damit zu beauftragen.
Generalsekretär – Alstom-Stiftung
Die Alstom-Stiftung hat die weltweiten Einreichungen von Nichtregierungsorganisationen in einem einzigen Repository mit einheitlichen Daten gebündelt – wodurch die Qualität der Auswahl verbessert, das Einreichungsvolumen gesteigert und die Stelle eines Vollzeit-Praktikanten überflüssig gemacht wurde.
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