Come gestiamo la valutazione delle richieste di finanziamento per la ricerca e come monitoriamo le tappe fondamentali dei progetti?

Il finanziamento della ricerca è particolarmente impegnativo, perché richiede a un team di portare a termine con successo due compiti difficili, spesso con lo stesso numero limitato di collaboratori.

Il primo consiste nel garantire un processo di revisione tra pari credibile:

• Ricerca di revisori esperti esterni.
• Gestione dei conflitti di interesse.
• Raccogliere le valutazioni strutturate entro i termini previsti.

Questa sfida di coordinamento tende a manifestarsi nelle lunghe catene di e-mail e nei calendari personali.

Il secondo aspetto consiste nel supervisionare progetti finanziati che possono protrarsi per anni, con tappe fondamentali e scadenze di rendicontazione che devono essere monitorate con attenzione. A volte l’erogazione della tranche successiva di finanziamenti dipende dal raggiungimento di una determinata tappa fondamentale.

Quando le revisioni sono contenute nelle e-mail e le tappe fondamentali sono riportate in un foglio di calcolo o nella mente di qualcuno, due cose sfuggono:

1. Diventa impossibile dimostrare la responsabilità del revisore.
2. Le scadenze del progetto passano inosservate, finché un beneficiario non segnala un problema.

Riteniamo che gli enti finanziatori della ricerca siano particolarmente esposti al momento della revisione contabile. Devono dimostrare sia che la selezione sia stata rigorosa e priva di conflitti di interesse, sia che i progetti finanziati siano stati monitorati come promesso.

I team che gestiscono bene questo processo collegano entrambe le fasi in un unico flusso di lavoro. La revisione da parte di esperti avviene attraverso un flusso di lavoro strutturato e documentato, seguita dal monitoraggio delle tappe fondamentali e dalla rendicontazione dei progetti finanziati all’interno dello stesso sistema. La catena che va dal “perché abbiamo finanziato questo progetto” a “quali risultati ha prodotto finora” è ininterrotta e verificabile.