Come IDEMIA rendiconta le proprie attività globali con Optimy

Sfida‍

Il team di Responsabilità Sociale d'Impresa (RSI) di IDEMIA aveva bisogno di uno strumento che permettesse di visualizzare tutte le sue azioni, ma che fosse anche accessibile a tutti, in modo da fungere da fonte di ispirazione per tutti i dipendenti di IDEMIA. 

Poiché IDEMIA ha dipendenti in molte sedi diverse, voleva avere uno strumento di reporting e comunicazione per tutti i dipendenti sulle varie azioni svolte a livello locale. Inoltre, IDEMIA aveva bisogno di un report su tutte le azioni svolte dai propri dipendenti in tutto il mondo.

Soluzione

IDEMIA si è rivolta a Optimy per creare il nostro strumento, che è disponibile su un sito web e tramite l'intranet di IDEMIA e che è molto facile da usare.

Concretamente, i dipendenti hanno accesso a un questionario che, una volta compilato, viene trasmesso al team CSR di IDEMIA, che lo verifica, lo misura e ne riferisce alla Direzione Generale o attraverso la relazione annuale.

Il dipendente accede al modulo tramite l'intranet, lo compila, lo invia e, una volta terminato, ha accesso alle informazioni per finalizzare il proprio report e comunicarlo. Il team CSR deve verificare e confermare che il progetto realizzato corrisponda ai KPI di IDEMIA, alla carta etica e alle normative locali, rendendolo visibile a tutti i dipendenti. Oggi IDEMIA ha circa centotrenta progetti sulla piattaforma, che è attiva da oltre due anni.

Il team CSR riferisce all'Amministratore Delegato di IDEMIA, ma ha anche un'intera comunità di ambasciatori CSR con i quali è stata creata una struttura di governance. Essi si informano reciprocamente su ciò che è stato fatto a livello regionale e di sito, e su ciò che è stato fatto a livello globale. In particolare, riportano il numero di iniziative locali, il numero di dipendenti coinvolti in questi progetti e così via.

Utilizzano anche la funzionalità "Mappe" di Optimy, che consente di riportare e comunicare tutte le azioni svolte dai dipendenti IDEMIA in tutto il mondo.

Risultato

Quando il team CSR è subentrato a IDEMIA, l'implementazione di Optimyera già in corso. Hanno preso in carico il progetto man mano che procedeva, ma si sono subito resi conto di quanto fosse facile personalizzare e adattare Optimy ai loro codici: il codice etico e il codice di condotta.

"È un dettaglio, ma molto importante. Per non parlare del fatto che il modulo è estremamente semplice e facile da usare, il che è altrettanto importante. Infine, anche per quanto riguarda il monitoraggio, la misurazione e la distribuzione/posizionamento sulla mappa, è estremamente semplice: basta un clic e il gioco è fatto. Questo per noi è prezioso in termini di gestione del tempo, sia per la persona che riferisce il progetto sia per quella che lo analizza successivamente", ha dichiarato Marie-Louise Lemarchal, assistente CSR di IDEMIA.

Marie-Louise ha anche sottolineato quanto sia stato facile adattare Optimy ai processi esistenti di IDEMIA. "È necessario pensare al proprio processo di selezione prima di iniziare a lavorare con Optimy per costruire lo strumento di selezione, il sito, la piattaforma e tutto il resto. Voglio che questo sia chiaro perché se il processo non è chiaro, lo strumento non lo inventerà per noi". 

Da quando ha iniziato a utilizzare Optimy, IDEMIA ha gestito 168 progetti, di cui più di 100 solo nel 2023.
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