Comment la Loterie nationale est passée de SharePoint à Optimy

Le défi

La Loterie Nationale dispose d'un budget annuel de 345 millions d'euros pour le soutien de projets liés à la culture, aux sports, aux sciences, à la réduction de la pauvreté et au développement durable, dans la gestion duquel elle rencontrait des difficultés avec son ancien système basé sur SharePoint. Lauranne Lenoir, forte de trois années d'expérience à la Loterie Nationale belge, s'est alors lancée dans la transformation de leur processus de gestion des subventions, dans le cadre d'un projet connu en interne comme le "projet Optimy".

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Notre solution

Le passage à la solution d'Optimy s'est fait en deux temps. 

Dans un premier temps, l'équipe d'Optimy a mis en œuvre son interface conviviale, que la Loterie Nationale a d'abord commencé à l'utiliser pour recueillir les nouvelles demandes de subventions. Pour le gestion de toutes les tâches administratives connexes, en revanche , elle continuait d'utiliser son ancien backend Sharepoint, qui était profondément imbriqué dans la structure fédérale de la Loterie nationale et soumis à des contrôles étendus... un véritable défi dans ce projet. 

Dans le cadre de son processus d'amélioration continue, Optimy a donc, pendant près d'un an, méticuleusement développé un outil de gestion unique adapté aux besoins de la Loterie Nationale. Le but était notamment de se conformer à toutes les réglementations de l'État et de migrer une base de données couvrant près de 30 ans, soit plus d'une centaine de projets par an.

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Les résultats

Optimy a facilité un processus de validations par des comités externes fluide pour l'accord de subventions, favorisant ainsi la transparence, tandis que le module d'évaluation de la plateforme s'est avéré déterminant pour les projets évalués en interne. Depuis le début de l'année 2023, après un an et demi d'utilisation d'Optimy, la Loterie nationale a géré plus de 4 000 projets avec succès par l'intermédiaire de la plateforme. En ce faisant, l'organisation a pu constater une augmentation significative du nombre de projets traités comparé aux temps pendant lesquels elle utilisait son ancien système SharePoint.