Comment IDEMIA rend compte de ses activités au niveau mondial avec Optimy

IDEMIA est une entreprise technologique multinationale dont le siège se trouve à Courbevoie, en France. Elle fournit des services de sécurité liés à l'identité et vend des produits et des logiciels de reconnaissance faciale et d'autres produits d'identification biométrique à des entreprises privées et à des gouvernements.

Défi‍

L'équipe Responsabilité Sociale des Entreprises (RSE) d'IDEMIA avait besoin d'un outil lui permettant de visualiser l'ensemble de ses actions, mais aussi d'un outil accessible à tous, afin qu'il puisse servir de source d'inspiration pour l'ensemble des collaborateurs d'IDEMIA. 

IDEMIA ayant des employés dans de nombreux endroits différents, elle souhaitait disposer d'un outil de reporting et de communication pour tous ses employés sur les différentes actions menées localement. En outre, IDEMIA avait également besoin de rendre compte de toutes les actions menées par ses employés dans le monde entier.

Notre solution

IDEMIA a fait appel à Optimy pour mettre en place notre outil, disponible sur un site web et via l'intranet d'IDEMIA, et qui est très simple d'utilisation.

Concrètement, les employés ont accès à un questionnaire qui, une fois rempli, est transmis à l'équipe RSE d'IDEMIA, qui vérifie, mesure et rend compte à la direction générale ou via son rapport annuel.

L'employé accède au formulaire via l'intranet, le remplit, le soumet et, une fois que c'est fait, il a accès aux informations pour finaliser son rapport et le communiquer. L'équipe RSE doit vérifier et confirmer que le projet réalisé correspond aux KPI d'IDEMIA, à la charte éthique et aux réglementations locales, tout en le rendant visible pour tous les employés. IDEMIA compte aujourd'hui environ cent trente projets sur la plateforme, qui fonctionne depuis plus de deux ans.

L'équipe RSE rend compte au PDG d'IDEMIA, mais elle dispose également de toute une communauté d'ambassadeurs RSE avec lesquels elle a mis en place une structure de gouvernance. Ils se rendent compte mutuellement de ce qui a été fait aux niveaux régional et local, et de ce qui a été fait au niveau mondial. En particulier, ils rendent compte du nombre d'initiatives locales, du nombre d'employés impliqués dans ces projets, etc.

Ils utilisent également la fonctionnalité "Maps" de Optimy, qui leur permet de rendre compte et de communiquer sur toutes les actions menées par les employés d'IDEMIA dans le monde entier.

Le résultat

Lorsque l'équipe RSE a pris la direction d'IDEMIA, la mise en œuvre de Optimyétait déjà en cours. Elle a pris en charge le projet au fur et à mesure de son avancement, mais s'est très vite rendu compte de la facilité avec laquelle il était possible de personnaliser et d'adapter Optimy à ses codes : le code d'éthique et le code de conduite.

"C'est un détail, mais il est très important. Sans compter que le formulaire est extrêmement simple et convivial, ce qui est également très important. Enfin, pour ce qui est du suivi, de la mesure et de la distribution/implantation sur la carte, c'est également très simple : un clic et c'est fait. C'est précieux pour nous en termes de gestion du temps, tant pour la personne qui rapporte le projet que pour celle qui l'analyse par la suite", a déclaré Marie-Louise Lemarchal, assistante RSE à IDEMIA.

Marie-Louise a également souligné la facilité avec laquelle il a été possible d'adapter Optimy aux processus existants d'IDEMIA. "Vous devez vraiment réfléchir à votre processus de sélection avant de commencer à travailler avec Optimy pour construire l'outil de sélection, le site, la plate-forme et tout le reste. Je tiens à le préciser, car si le processus n'est pas clair, l'outil ne l'inventera pas pour nous. 

Depuis qu'elle utilise Optimy, IDEMIA a géré 168 projets, dont plus de 100 pour la seule année 2023.
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