Comment la Fondation Charcot a réorganisé son programme de subventions grâce à Optimy

Le défi

Jusqu'à il y a quelques années, la Fondation travaillait selon un processus entièrement manuel et sur papier. Une fois le formulaire de candidature prêt, l'appel à projets était annoncé et promu par le biais de lettres envoyées aux universités et aux chercheurs par la poste, ainsi que par des affiches placées dans les facultés de médecine.

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Une fois la période de candidature clôturée, des copies papier des candidatures ont été envoyées à l'adresse de la Fondation. La Fondation a ensuite transmis chaque candidature aux membres de l'équipe d'évaluation, également par courrier.

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Il est facile d'imaginer qu'une telle logistique a engendré plusieurs difficultés et risques, tels que des demandes perdues dans le courrier, des coûts financiers pour les chercheurs et la Fondation, des difficultés à harmoniser le processus de sélection et à s'assurer que les candidats respectent les règles en termes de nombre de pages par demande, de nombre de copies, etc.

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Notre solution

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La Fondation Charcot a choisi Optimy pour l'aider à optimiser ses appels à projets, en créant et en publiant des formulaires pour les candidats et en les rendant accessibles via le site web de la Fondation, ainsi que le processus de soumission et de suivi des candidatures. 

Grâce à Optimy, les candidats ont pu préparer leur candidature progressivement et la Fondation a pu envoyer un rappel à l'approche de la date de soumission. Le formulaire de candidature a été standardisé et il est devenu facile pour les candidats de suivre toutes les règles. 

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La collaboration entre tous les évaluateurs est également devenue plus facile, car les candidatures peuvent désormais être transférées en ligne aux membres du jury au format PDF. La Fondation peut désormais extraire des listes d'informations sous forme de feuilles de calcul Excel et recevoir des rapports financiers et scientifiques via un formulaire harmonisé.

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Le résultat

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En bref, Optimy a permis à la Fondation de gagner du temps en rationalisant les appels à projets ainsi que l'ensemble du processus de gestion des projets, tout en facilitant grandement la tâche des chercheurs.

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Tout cela a permis à la Fondation Charcot de consacrer moins de temps aux tâches administratives, de réduire le risque de perte de dossiers et de demandes, et d'accroître la sécurité des données et des informations partagées dans les formulaires de demande.

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