Zusage: eine Verpflichtung zur Spende, die mit den tatsächlich eingegangenen Beträgen abgeglichen wird

Was ist ein Versprechen?

Eine Zusage ist die Verpflichtung eines Spenders, in Zukunft eine Spende zu leisten, und keine sofortige Spende. Dabei kann es sich um das Versprechen handeln, über mehrere Jahre hinweg einen Gesamtbetrag beizusteuern oder in festgelegten Raten zu zahlen; dies bietet einer Organisation eine Planungsgrundlage für die zu erwartenden Einnahmen.

Das Wesentliche an einer Zusage ist, dass es sich um eine Verpflichtung handelt, nicht jedoch um eine bereits vollzogene Schenkung. Die Absicht wird festgehalten und als Grundlage herangezogen, doch das Geld geht erst später ein, wodurch eine Lücke zwischen dem, was versprochen wurde, und dem, was tatsächlich eingegangen ist, entsteht.

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Inwiefern unterscheidet sich eine Zusage von einem zweckgebundenen Fonds?

Die beiden Begriffe beschreiben unterschiedliche Merkmale einer Spende und werden leicht verwechselt. Bei einer Spendenzusage geht es um den Zeitpunkt, also um die Verpflichtung, zu einem späteren Zeitpunkt zu spenden, möglicherweise in mehreren Schritten. Bei einem zweckgebundenen Fonds geht es um den Verwendungszweck: Der Spender legt fest, dass das Geld ausschließlich für einen bestimmten Zweck verwendet werden darf.

Diese Unterscheidungen sind voneinander unabhängig, und eine einzelne Spende kann beide Aspekte umfassen. Ein Spender könnte beispielsweise einen Betrag über drei Jahre hinweg zusagen (Zeitrahmen) und diesen auf ein bestimmtes Programm beschränken (Zweck). Die Trennung dieser beiden Konzepte ermöglicht es einer Organisation, nachzuverfolgen, wann Gelder fällig sind und wofür sie verwendet werden dürfen, ohne diese beiden Aspekte miteinander zu vermischen.

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Warum müssen Spendenzusagen sorgfältig nachverfolgt werden?

Denn eine Zusage ist ein erwartetes Einkommen, das noch nicht eingegangen ist, und nicht jede Zusage wird letztendlich auch eingehalten. Eine Organisation, die zugesagte Beträge so behandelt, als lägen sie bereits vor, läuft Gefahr, ihre Planung auf Gelder auszurichten, die möglicherweise niemals eintreffen werden.

Daher ist es unerlässlich, die zugesagten und die tatsächlich eingegangenen Beträge nachzuverfolgen. Eine Organisation muss jederzeit wissen, wie viel von den zugesagten Beträgen tatsächlich eingegangen ist, welche Zusagen im Zeitplan liegen und welche überfällig sind und nachverfolgt werden müssen, anstatt davon auszugehen, dass eine Zusage gleichbedeutend mit einer Zahlung ist.

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Verfolgung von Zusagen auf einer Plattform

Eine Softwareplattform für das Fördermittelmanagement erfasst jede Zusage mit dem entsprechenden Betrag, dem Zeitplan und dem jeweiligen Verwendungszweck und verfolgt im Laufe der Zeit die eingegangenen Zahlungen, sodass eine Organisation stets einen klaren Überblick über die erwarteten Einnahmen hat und ausstehende Verpflichtungen nachverfolgen kann, bevor diese in Vergessenheit geraten.