Come la Lotteria Nazionale è passata da SharePoint a Optimy

Sfida

Avendo a che fare con un consistente budget annuale di 345 milioni di euro per progetti legati alla cultura, allo sport, alle scienze, alla riduzione della povertà e allo sviluppo sostenibile, la Lotteria Nazionale ha dovuto affrontare degli ostacoli con il suo precedente sistema basato su SharePoint. Lauranne Lenoir, con tre anni di esperienza presso la Lotteria Nazionale Belga, ha intrapreso la trasformazione del processo di gestione delle sovvenzioni, noto internamente come "Progetto Optimy ".

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Soluzione

Il passaggio alla soluzione Optimy è avvenuto in due fasi. 

Il team di Optimy , nella prima fase, ha implementato il proprio front-end di facile utilizzo. La Lotteria ha iniziato a utilizzarlo per raccogliere le richieste di sovvenzione. Tuttavia, la gestione di tutte le attività amministrative correlate avveniva ancora nel vecchio backend di Sharepoint, profondamente intrecciato con la struttura federale della National Lottery e soggetto a controlli estesi, il che rappresentava una sfida. 

Così, nell'ambito del processo di miglioramento continuo, Optimy ha sviluppato meticolosamente, nell'arco di quasi un anno, il proprio strumento di backend, unico nel suo genere, per conformarsi alle normative statali, e ha migrato un database di quasi 30 anni, che comprendeva più di cento progetti all'anno.

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Risultati

Optimy ha facilitato la convalida senza soluzione di continuità da parte di commissioni esterne per le sovvenzioni, favorendo la trasparenza, mentre per i progetti valutati internamente, il modulo di valutazione della piattaforma si è rivelato fondamentale. Dall'inizio del 2023, dopo un anno e mezzo di utilizzo di Optimy, la National Lottery ha gestito con successo oltre 4.000 progetti attraverso la piattaforma. È stato osservato un aumento significativo del volume dei progetti rispetto all'utilizzo del precedente sistema SharePoint.