Come la Fondazione OneSight EssilorLuxottica ha esteso il volontariato aziendale a livello mondiale grazie a Optimy

Sfide

Prima dell'adozione Optimy, la gestione dei programmi di volontariato aziendale e delle iniziative filantropiche era altamente frammentata.

I team regionali si affidavano a fogli di calcolo, scambi di e-mail e processi locali per gestire i progetti. Con l'espansione globale della fondazione, ciò ha creato diversi problemi:

• Visibilità globale limitata tra i programmi attivi e le regioni
• Processi di approvazione lenti e incoerenti
• Difficoltà nel consolidamento dei dati e nella rendicontazione tra i vari paesi
• Aumento dei rischi legati al GDPR e alla conformità a causa dell'archiviazione decentralizzata dei dati
• Tempo significativo dedicato alle attività amministrative anziché all'esecuzione sul campo

Con oltre 200 programmi in esecuzione simultanea in più di 100 paesi, questo modello operativo non era più sostenibile.

Soluzione

La fondazione ha implementato Optimy piattaforma globale unica per gestire end-to-end i programmi di volontariato aziendale e le iniziative filantropiche.

Con Optimy, tutti i processi sono stati centralizzati e standardizzati:

• Accoglienza centralizzata dei progetti
  Tutti i programmi e le iniziative di volontariato vengono presentati attraverso un unico portale con flussi di lavoro personalizzati e adattati alle esigenze globali e regionali.
• Approvazioni automatizzate
  Le fasi di approvazione configurabili consentono una revisione e una convalida strutturate di ogni progetto, riducendo i ritardi e i follow-up manuali.
• Gestione dei dati conforme al GDPR
  I dati sensibili vengono archiviati in modo sicuro in un unico sistema, eliminando l'incertezza giuridica legata ai fogli di calcolo e ai file locali.
• Reportistica in tempo reale
  Ogni programma viene monitorato utilizzando KPI coerenti, con dashboard e report disponibili immediatamente ed esportabili quando necessario.
• Documentazione pronta per la revisione contabile
  Tutti i registri e la documentazione relativi al progetto sono archiviati in un unico posto, eliminando la necessità di un consolidamento dei dati all'ultimo minuto.
• Processi globali standardizzati
  Gli uffici regionali operano ora secondo la stessa struttura, pur mantenendo la flessibilità necessaria per l'esecuzione a livello locale.

Risultati

Optimy miglioramenti operativi misurabili alla Fondazione OneSight EssilorLuxottica:

• Migliore visibilità globale
  I team dirigenziali hanno ora una visione consolidata di tutti i programmi e le iniziative di volontariato aziendale a livello mondiale.
• Esecuzione più rapida ed efficiente
  I flussi di lavoro standardizzati hanno ridotto l'impegno amministrativo e accelerato il processo decisionale.
• Riduzione dei rischi operativi e di conformità
  La fondazione ha eliminato la dipendenza dai fogli di calcolo e rafforzato la conformità al GDPR in tutte le regioni.
• Maggiore attenzione all'impatto sul campo
  Il tempo risparmiato sulle attività amministrative viene ora reinvestito direttamente nelle attività di volontariato e nella fornitura di cure oculistiche.

Invece di gestire la complessità operativa, il team può concentrarsi su ciò che conta di più: ampliare l'accesso alle cure oculistiche a livello globale e avvicinarsi a un mondo senza problemi di vista entro il 2050.

Prima e dopo Optimy

Prima di Optimy

• Programmi gestiti manualmente tramite Excel ed e-mail
• Trasparenza limitata e difficoltà nel monitorare l'impatto globale
• Tempo significativo dedicato alle procedure amministrative

Dopo Optimy

• Sistema completamente integrato dalla presentazione del programma alla rendicontazione
• Gestione scalabile, efficiente e conforme al GDPR
• Tempo reinvestito nelle operazioni sul campo e impatto diretto sulla comunità

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