Wie die Stanley Thomas Johnson Stiftung nach dem Umstieg auf Optimy ihre Verwaltung von Fördermitteln verbessern konnte
Entdecken Sie die optimierten Prozesse zur Verwaltung von Fördermitteln, die die Stanley Stiftung mit Optimy entwickeln konnte, sowie weitere Details zur nahtlosen Migration eines früheren Tools, zu maßgeschneiderten Anwendungen und einem optimierten Bewertungsprozess.
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Das ist die Stanley Thomas Johnson Stiftung
Die Stanley Thomas Johnson Stiftung unterstützt Projekte in den Bereichen Kultur, Bildung, humanitäre Hilfe und Gesundheitsforschung. Ihr Ziel ist es, die Lebensqualität der Menschen zu verbessern und das gegenseitige kulturelle Verständnis zu fördern.
Ihr Status als unabhängige Stiftung ermöglicht es der Stanley Stiftung, langfristig zu denken und Unterstützung in Bereichen zu gewähren, die vom öffentlichen Sektor, kommerziellen Sponsoren oder gemeinnützigen Organisationen, die Spenden der Bürgerinnen und Bürger weitergeben, vernachlässigt werden. Die Stiftung fördert innovative Ansätze und geht Partnerschaften mit langfristigem Potenzial ein.
Die Problemstellung
Als Leiterin Administration der Stanley Stiftung, einer in der Schweiz ansässigen Organisation, sah sich Myriam Vetsch mit einem Problem konfrontiert: Anträge auf Fördermittel aus den verschiedensten Bereichen wie Kultur, Bildung, humanitäre Hilfe und Gesundheitsforschung mussten effizient verwaltet werden. Bei 750 Anträgen pro Jahr benötigte die Stiftung eine Lösung, die unterschiedliche Kriterien für verschiedene Antragstypen berücksichtigen, einen komplexen dreistufigen Bewertungsprozess ermöglichen und sich nahtlos in das Banking-System der Stiftung integrieren lassen würde, um halbautomatische Zahlungsfreigaben zu ermöglichen.
Unsere Lösung
Mit Optimy wurde genau die umfassende Lösung für die Verwaltung von Fördermitteln gefunden, die den Bedürfnissen der Stanley Stiftung gerecht werden würde. Myriam Vetsch entschied sich für die Implementierung von drei verschiedenen Antragsformularen über die Plattform von Optimy, die auf die individuellen Kriterien für Anträge von Organisationen, Einzelpersonen und im Zusammenhang mit einem speziellen Projekt namens „2. Chance auf eine 1. Ausbildung” zugeschnitten waren. Die webbasierte Funktionalität der Plattform kann sowohl von Organisationen als auch von Einzelpersonen verwendet werden. So wurden die unterschiedlichen Anforderungen auf effektive Weise erfüllt. Ein wichtiges Entscheidungskriterium: Optimy war in der Lage, einen „datengestützten Austausch” mit der Bank der Stiftung zu ermöglichen, wodurch der Prozess der Zahlungsfreigabe rationalisiert und die manuelle Dateneingabe minimiert werden konnte. Der Bewertungsprozess – der eine Vorbewertung, die Prüfung durch externe Sachverständigen und die Validierung durch den Stiftungsrat umfasst – wurde nahtlos in Optimy integriert, wodurch die Zugänglichkeit und Benutzerfreundlichkeit für alle Benutzer sichergestellt wurde.
Die Ergebnisse
Jährlich werden ca. 150 Anträge genehmigt – Beweis genug dafür, wie effizient die Bearbeitung der vielfältigen Kriterien in den verschiedenen Bereichen auf der Plattform vonstatten geht. Die Vielfalt der Instrumente für das Stichprobencontrolling und die Berichterstattung können die Anforderungen der Stiftung erfüllen und unterstützen eine umfassende Aufsicht. Die Migrationsfunktion ermöglichte einen Übergang von der vorherigen Plattform zur neuen Lösung, wobei die sechsjährige Projekthistorie der Stiftung erhalten blieb. Myriam Vetsch programmiert weiterhin neue Berichte und Dokumentvorlagen, und hat dabei in Optimy ein zuverlässiges und anpassungsfähiges Tool gefunden, das die Stanley Stiftung in die Lage versetzt, ihre komplexen Prozesse zur Bewertung von Fördermitteln effizient und präzise zu steuern.
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