Wie die OneSight EssilorLuxottica Foundation mit Optimy das ehrenamtliche Engagement von Unternehmen weltweit ausgebaut hat

Die OneSight EssilorLuxottica Foundation ist eine globale Stiftung, die sich dafür einsetzt, bis 2050 unkorrigierte Sehschwächen zu beseitigen. Die Stiftung führt groß angelegte Programme durch, die Gesundheitsversorgung, lokale Partnerschaften und ehrenamtliches Engagement von Unternehmen in mehr als 100 Ländern miteinander verbinden.

Die Verwaltung von über 200 aktiven Programmen weltweit erfordert eine starke Führung, operative Konsistenz und klare Transparenz über alle Regionen hinweg, während gleichzeitig lokale Teams und Freiwillige in die Lage versetzt werden müssen, vor Ort effizient zu agieren.

Wichtige Fakten:

• Über 200 aktive Programme
• Geschäftstätigkeit in über 100 Ländern
• Globale Teams koordinieren Freiwilligenarbeit und Initiativen vor Ort
• 0 Tabellenkalkulationen werden nach der Einführung von Optimy für das Programmmanagement verwendet.

Herausforderungen

Vor der Einführung von Optimy war die Verwaltung von Freiwilligenprogrammen und philanthropischen Initiativen des Unternehmens stark fragmentiert.

Die regionalen Teams nutzten Tabellenkalkulationen, E-Mail-Korrespondenz und lokale Prozesse zur Verwaltung von Projekten. Mit der globalen Expansion der Stiftung entstanden dadurch mehrere Probleme:

• Begrenzte globale Sichtbarkeit über aktive Programme und Regionen hinweg
• Langsame und uneinheitliche Genehmigungsverfahren
• Schwierigkeiten bei der Konsolidierung von Daten und Berichten über Länder hinweg
• Erhöhte DSGVO- und Compliance-Risiken aufgrund dezentraler Datenspeicherung
• Erheblicher Zeitaufwand für administrative Aufgaben anstelle der Ausführung vor Ort

Mit mehr als 200 Programmen, die gleichzeitig in über 100 Ländern durchgeführt wurden, war dieses Betriebsmodell nicht mehr tragbar.

Unsere Lösung

Die Stiftung hat Optimy einzige globale Plattform implementiert, um Unternehmensfreiwilligenprogramme und philanthropische Initiativen durchgängig zu verwalten.

Mit Optimy wurden alle Prozesse zentralisiert und standardisiert:

• Zentralisierte Projektannahme
  Alle Freiwilligenprogramme und -initiativen werden über ein einziges Portal mit maßgeschneiderten Workflows eingereicht, die an globale und regionale Anforderungen angepasst sind.
• Automatisierte Genehmigungs
  Konfigurierbare Genehmigungsstufen ermöglichen eine strukturierte Überprüfung und Validierung jedes Projekts, wodurch Verzögerungen und manuelle Nachverfolgungen reduziert werden.
• DSGVO-konformes Datenmanagement
  Sensible Daten werden sicher in einem System gespeichert, wodurch rechtliche Unsicherheiten im Zusammenhang mit Tabellenkalkulationen und lokalen Dateien vermieden werden.
• Echtzeit-Berichts
  Jedes Programm wird anhand einheitlicher KPIs verfolgt, wobei Dashboards und Berichte sofort verfügbar sind und bei Bedarf exportiert werden können.
• Prüfungsbereite Dokumentation
  Alle Projektunterlagen und Dokumentationen werden an einem Ort gespeichert, sodass keine Datenkonsolidierung in letzter Minute erforderlich ist.
• Standardisierte globale Prozesse
  Die Regionalbüros arbeiten nun unter derselben Struktur, wobei die Flexibilität für die lokale Umsetzung erhalten bleibt.

Die Ergebnisse

Optimy messbare operative Verbesserungen für die OneSight EssilorLuxottica Foundation Optimy :

• Verbesserte globale Transparenz
  Führungsteams verfügen nun über einen konsolidierten Überblick über alle Unternehmensprogramme und -initiativen im Bereich Freiwilligenarbeit weltweit.
• Schnellere und effizientere Ausführung
  Standardisierte Arbeitsabläufe reduzierten den Verwaltungsaufwand und beschleunigten die Entscheidungsfindung.
• Reduziertes Betriebs- und Compliance-Risiko
  Die Stiftung hat die Abhängigkeit von Tabellenkalkulationen beseitigt und die DSGVO-Compliance in allen Regionen gestärkt.
• Stärkerer Fokus auf die Auswirkungen vor Ort
  Die eingesparte Verwaltungszeit wird nun direkt in ehrenamtliche Aktivitäten und die Bereitstellung von Augenbehandlungen reinvestiert.

Anstatt sich mit der Komplexität des Betriebs zu befassen, kann sich das Team auf das Wesentliche konzentrieren: den weltweiten Zugang zu Augenheilkunde zu verbessern und bis 2050 einer Welt ohne Sehschwächen näher zu kommen.

Vorher vs. Nachher Optimy

Vor Optimy

• Programme, die manuell über Excel und E-Mails verwaltet werden
• Begrenzte Transparenz und Schwierigkeiten bei der Nachverfolgung globaler Auswirkungen
• Erheblicher Zeitaufwand für administrative Prozesse

Nach Optimy

• Vollständig integriertes System von der Programmübermittlung bis zur Berichterstattung
• Skalierbare, effiziente und DSGVO-konforme Verwaltung
• Zeit, die in den Außendienst und die direkte Arbeit in der Gemeinde investiert wurde

‍