Wie die Fondation Charcot ihre Fördertätigkeit mit Optimy transformieren konnte
Erleben Sie mit, wie manuelle Prozesse digitaler Effizienz weichen! Die Stiftung holte sich Optimy zur Seite, um ihre Projektaufrufe zu rationalisieren und die Zusammenarbeit bei der Suche nach bahnbrechenden wissenschaftlichen Entdeckungen zu verbessern, und erreichte genau das.
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Das ist die Fondation Charcot
Die Fondation Charcot wurde 1987 gegründet und hat sich zur Aufgabe gemacht, die wissenschaftliche Erforschung der Krankheit Multiple Sklerose zu unterstützen. Die Stiftung finanziert jedes Jahr mehrere Forschungsprojekte, von denen einige Gegenstand von mehrjährigen Zuschüssen zur Finanzierung wissenschaftlicher Projekte sind.
Die Problemstellung
Bis vor wenigen Jahren arbeitete die Stiftung mit einem vollständig manuellen, papiergestützten Verfahren. Sobald das Antragsformular fertig war, wurde die Aufforderung zur Einreichung von Projekten öffentlich kommuniziert und durch Briefe, die per Post an Universitäten und Forscher geschickt wurden, sowie durch Plakate in medizinischen Fakultäten beworben.
Nach Ablauf der Bewerbungsfrist wurden die Bewerbungen in Papierform an die Adresse der Stiftung geschickt. Die Stiftung leitete dann – ebenfalls per Post –<span> </span>jede Bewerbung an die Mitglieder des Bewertungsteams weiter.
Man kann sich leicht vorstellen, dass eine solche Logistik verschiedene Schwierigkeiten und Risiken mit sich brachte, z.B. dass Anträge auf dem Postweg verloren gingen, finanzielle Kosten für die Forscher wie für die Stiftung anfielen und es schwierig gestaltete, den Auswahlprozess zu harmonisieren und sicherzustellen, dass die Antragsteller die Regeln in Bezug auf die Anzahl der Seiten pro Antrag, die Anzahl der Kopien usw. einhalten.
Unsere Lösung
Die Fondation Charcot wandte sich an Optimy, um ihre Projektausschreibungen zu optimieren, Formulare für Antragsteller zu erstellen und zu veröffentlichen und sie über die Website der Stiftung zugänglich zu machen. Im Rahmen des Projekts sollte auch der Prozess zur Einreichung und Verfolgung von Anträgen verbessert werden.
Dank der Optimierungsvorschläge von Optimy war es fortan den Bewerbern möglich, ihre Bewerbungen in mehreren Schritten vorzubereiten, und die Stiftung konnte einen Reminder verschicken, sobald das Einreichungsdatum näher rückte. Das Bewerbungsformular wurde vereinheitlicht und die Bewerber konnten problemlos sicherstellen, dass sie alle Regeln einhalten.
Die Zusammenarbeit zwischen den Bewertern wurde ebenfalls vereinfacht, da die Bewerbungen ab sofort online im PDF-Format an die Jurymitglieder übermittelt werden konnten. Die Stiftung kann nun Listen mit Informationen als Excel-Tabellen extrahieren und finanzielle und wissenschaftliche Berichte über ein harmonisiertes Formular erhalten.
Das Ergebnis
Kurz gesagt: Dank Optimy konnte die Stiftung Zeit sparen, indem sie die Projektausschreibungen und den gesamten Projektmanagementprozess rationalisierte und den Forschern die Antragstellung erheblich erleichterte.
So muss die Fondation Charcot in Zukunft weniger Zeit in Verwaltungsaufgaben investieren. Das Risiko, dass Akten und Anträge verlorren gehen, konnte verringert und die Datensicherheit erhöht werden, während fortan die Abfrage von mehr Informationen über die Antragsformulare möglich ist.
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf oder fordern Sie eine Demo an und verstärken Sie ab sofort Ihre positive Wirkung auf gesellschaftlicher und geschäftlicher Ebene.
