Système de gestion des subventions : comment choisir le bon système ?

La plupart des subventionneurs expérimentés vous le diront : utiliser 2-3 feuilles Excel pour gérer un programme de subventions est un véritable parcours du combattant dont l'horizon est condamné. Parce qu'une stratégie de subvention réussie repose fortement sur les données, les délais, les rapports et les processus, vous avez besoin d'un système de gestion des subventions dédié pour vous aider dans votre démarche.

Avec un logiciel numérique et en ligne accessible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, votre programme de subventions bénéficie d'un sérieux coup de pouce. La question qui se pose est la suivante : comment choisir le meilleur système de gestion des subventions qui réponde vraiment à vos besoins ?

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Listez vos besoins

Cela semble évident dans un premier temps, mais vous devez identifier clairement vos besoins. Plusieurs conseils pour le faire efficacement :

• interrogez vos équipes de subvention. Ce sont elles qui sont sur le terrain et directement impliquées dans vos projets de subventions, elles ont donc une bonne idée des outils dont elles ont besoin.
• dessiner votre processus de subvention actuel. Lorsque vous avez beaucoup de projets de subventions en cours, vous ne prenez pas vraiment le temps nécessaire pour avoir une vue d'ensemble. Dessiner votre processus de subvention vous aidera à identifier les actions que vous effectuez quotidiennement.
• concentrez-vous sur les points sensibles de vos subventions. Il doit s'agir de points tangibles, tels que "créer un formulaire de demande de subvention", "rassembler les demandes reçues par courrier électronique", etc.
• penser à l'avenir. Vous devez imaginer les différents scénarios possibles : des équipes plus nombreuses, plus de projets, plus de demandes de rapports...

Idéalement, une fois que vous aurez franchi ces étapes, vous aurez une liste claire de points. Votre meilleur système de gestion des subventions sera celui qui les abordera tous.

Les problèmes courants à résoudre en matière de subventions

Chaque organisme subventionnaire est différent et a des besoins différents. Cependant, tout au long de nos enquêtes, voici les points douloureux récurrents que nous avons identifiés, et qui peuvent vous aider à dresser votre liste.

• Formulaires de subvention : c'est le cœur de la collecte des demandes de subvention. Vos formulaires doivent être complets, clairs, faciles à utiliser et inclure tous les critères dont vous avez besoin. Faites attention à l'éditeur de formulaires de subvention lorsque vous testez un système de gestion des subventions : cet éditeur doit être intuitif, flexible et puissant.
• Projets de subventions : pour remplacer vos feuilles de calcul habituelles, assurez-vous que votre prochain système de gestion de subventions comprend un puissant moteur de gestion de projets (tâches, calendriers, équipes, rapports...).
• Traitement des données : assurez-vous que votre prochain système facilite et rationalise le traitement des données. Une plateforme numérique peut vous aider à centraliser toutes vos données sur les subventions et vous aider automatiquement à filtrer, trier et sélectionner les bonnes données.
• Communication : vos projets de subventions sont des supports vivants, et nécessitent une excellente communication avec vos équipes et les porteurs de projets. Assurez-vous que votre prochain logiciel de gestion des subventions comprend un solide centre de messagerie.
• Sécurité : jetez un œil à ce qui est inclus dans votre prochain système de gestion des subventions en termes de sécurité. Des fonctionnalités telles que la conformité au GDPR, l'hébergement sécurisé, les sauvegardes régulières, le cryptage et le SSO, les pistes d'audit sont essentielles.
• Interface utilisateur : assurez-vous que votre prochain système sera facile à comprendre et agréable à utiliser au quotidien. La meilleure indication à cet égard est la sensation que vous éprouvez pendant une démo. Les meilleurs logiciels sont ceux qui vous paraissent "naturels" dès le premier regard.
• Budget et évolutivité : comme vos projets de subventions sont en constante évolution, faites attention aux limites. La plupart des systèmes permettent une mise à l'échelle, mais le coût est souvent énorme. Nous vous conseillons de choisir un système de gestion des subventions avec des limites confortables (nombre de projets, de demandes,...) et suffisamment flexible pour pouvoir évoluer à tout moment.

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Nous espérons que cela vous aidera !

Et si vous êtes arrivés à ce stade, nous vous invitons à découvrir notre propre système de gestion des subventions, Optimy. Nous avons conçu notre système pour résoudre tous les problèmes liés au processus d'octroi de subventions, pour les rationaliser et pour automatiser les projets d'octroi de subventions.
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