System zur Verwaltung von Finanzhilfen: Wie man das richtige System auswählt

Die meisten erfahrenen Fördermittelgeber werden Ihnen sagen, dass die Verwendung von 2-3 Excel-Tabellen zur Verwaltung eines Förderprogramms ein echter Kampf mit ungewissem Ausgang ist. Da eine erfolgreiche Förderstrategie in hohem Maße von Daten, Fristen, Berichten und Prozessen abhängt, brauchen Sie ein spezielles System für die Verwaltung von Fördermitteln, das Sie auf diesem Weg unterstützt.

Mit einer digitalen und online verfügbaren Software, auf die Sie rund um die Uhr zugreifen können, erhält Ihr Förderprogramm eine große Hilfe. Die Frage ist: Wie wählt man das beste System für die Verwaltung von Fördermitteln aus, das wirklich Ihren Bedürfnissen entspricht?

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Liste Ihrer Bedürfnisse

Dies scheint als erster Schritt offensichtlich zu sein, aber Sie müssen Ihren Bedarf klar ermitteln. Einige Tipps, um dies effizient zu tun:

• Befragen Sie Ihre Grant-Teams. Sie sind diejenigen, die vor Ort und direkt an Ihren Förderprojekten beteiligt sind, und können daher vielleicht gut einschätzen, welche Instrumente sie benötigen.
• zeichnen Sie Ihren aktuellen Förderprozess. Wenn Sie viele Förderprojekte haben, nehmen Sie sich nicht wirklich die nötige Zeit, um sich einen Überblick zu verschaffen. Das Zeichnen Ihres Förderungsprozesses wird Ihnen helfen, die täglich durchgeführten Aktionen zu identifizieren.
• Konzentrieren Sie sich auf die Probleme, die Sie bei der Vergabe von Fördermitteln haben. Dabei muss es sich um konkrete Punkte handeln, z. B. "Erstellung eines Förderformulars", "Erfassung eingehender E-Mail-Anträge" usw.
• Denken Sie an die Zukunft. Sie müssen sich die verschiedenen möglichen Szenarien vorstellen: wachsende Teams, mehr Projekte, mehr Berichtsanforderungen...

Im Idealfall haben Sie, nachdem Sie diese Schritte durchlaufen haben, eine klare Liste von Punkten. Das beste System für die Verwaltung von Finanzhilfen ist dasjenige, das alle diese Punkte abdeckt.

Die häufigsten Probleme, die bei der Gewährung von Finanzhilfen auftreten können

Jede Förderorganisation ist anders und hat andere Bedürfnisse. In unseren Umfragen haben wir jedoch immer wieder die folgenden Probleme festgestellt, die Ihnen bei der Erstellung Ihrer Liste helfen können.

• Zuschussformulare: Dies ist das Herzstück der Sammlung von Zuschussanträgen. Ihre Formulare müssen vollständig, klar und benutzerfreundlich sein und alle erforderlichen Kriterien enthalten. Achten Sie auf den Editor für Förderformulare, wenn Sie ein System zur Verwaltung von Fördermitteln testen: Dieser Editor sollte intuitiv, flexibel und leistungsstark sein.
• Förderprojekte: Um Ihre üblichen Tabellenkalkulationen zu ersetzen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr nächstes System zur Verwaltung von Fördermitteln eine leistungsstarke Projektmanagementfunktion (Aufgaben, Kalender, Teams, Berichte usw.) enthält.
• Datenverarbeitung: Stellen Sie sicher, dass Ihr nächstes System die Datenverarbeitung erleichtert und rationalisiert. Eine digitale Plattform kann Ihnen helfen, alle Ihre Förderdaten zu zentralisieren und automatisch die richtigen Daten zu filtern, zu sortieren und auszuwählen.
• Kommunikation: Ihre Förderprojekte sind lebendiges Material und erfordern eine hervorragende Kommunikation mit Ihren Teams und den Projektträgern. Stellen Sie sicher, dass Ihre nächste Fördermittelverwaltungssoftware ein solides Messaging Center enthält.
• Sicherheit: Schauen Sie sich an, was Ihr nächstes Grant Management System in Bezug auf die Sicherheit beinhaltet. Funktionen wie GDPR-Konformität, sicheres Hosting, regelmäßige Backups, Verschlüsselung und SSO, Prüfprotokolle sind entscheidend.
• Benutzeroberfläche: Stellen Sie sicher, dass Ihr nächstes System leicht zu verstehen und in der täglichen Arbeit angenehm zu bedienen ist. Das beste Indiz dafür ist das Gefühl, das Sie während einer Demo haben. Die beste Software ist die, die Ihnen auf den ersten Blick "natürlich" erscheint.
• Budget und Skalierbarkeit: Da sich Ihre Förderprojekte ständig weiterentwickeln, sollten Sie auf die Grenzen achten. Die meisten Systeme ermöglichen eine Skalierung, aber die Kosten sind oft enorm. Wir raten Ihnen, ein Fördermittelverwaltungssystem zu wählen, das über komfortable Grenzen verfügt (Anzahl der Projekte, Anträge,...) und flexibel genug ist, um jederzeit skaliert werden zu können.

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Wir hoffen, das hilft!

Und wenn Sie bereits hier sind, laden wir Sie ein, unser eigenes System zur Verwaltung von Fördermitteln zu entdecken: Optimy. Wir haben unser System entwickelt, um alle Probleme bei der Vergabe von Zuschüssen zu lösen, sie zu rationalisieren und die Zuschussprojekte zu automatisieren.
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