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Un programma di sovvenzioni ben funzionante richiede molto tempo per essere implementato e richiede una cura e una manutenzione continue. Non solo dovete rispettare le quote di erogazione, ma dovete anche garantire la sicurezza dei dati in ogni momento.
La gestione delle sovvenzioni è la pratica di gestire tutti gli aspetti del vostro programma di sovvenzioni. Razionalizzare i processi di gestione delle sovvenzioni significa ridurre gli errori e i ritardi e il tempo sprecato in attività amministrative. In questo modo si libera tempo prezioso da dedicare alla valutazione delle domande di sovvenzione, per garantire che i fondi siano destinati alle richieste più meritevoli.
Ecco le best practice per la gestione delle sovvenzioni che vi aiuteranno a semplificare e scalare il vostro programma di sovvenzioni:
1. Definire le linee guida e gli obiettivi del programma
Stabilire delle linee guida in anticipo può aiutarvi a visualizzare prima e a implementare poi il design ideale per il vostro programma. Progettare il programma in anticipo può aiutarvi a identificare gli aspetti che richiedono più lavoro e a tracciare una mappa dei processi per una maggiore efficienza. Dovete assicurarvi che tutte le persone coinvolte comprendano i vostri obiettivi chiave. Se non avete ben chiari i principi fondamentali del vostro programma, come ad esempio le metriche da utilizzare per la rendicontazione, mettete a rischio il buon funzionamento del programma.
2. Garantire una rendicontazione regolare e tempestiva
Le pratiche di rendicontazione sono essenziali per rendervi responsabili nei confronti di tutte le parti interessate. In qualità di sovvenzionatori, dovete anche monitorare e condividere l'impatto delle sovvenzioni che avete concesso. Per farlo in modo efficace, dovete decidere le metriche da monitorare per poter comunicare con i beneficiari delle sovvenzioni e con i finanziatori, facilitando al contempo la dimostrazione dell'impatto, l'identificazione delle aree di successo e l'evidenziazione delle aree di miglioramento. Anche se l'intero processo può sembrare intimidatorio, l'implementazione di una soluzione di gestione delle sovvenzioni fin dalle prime fasi può aiutarvi a organizzare tutti i vostri dati e a fare facilmente rapporto sulle vostre attività.
3. Definizione dei criteri di screening
Impostando i criteri di selezione o qualificazione all'interno del vostro sistema di gestione delle sovvenzioni, rifiuterete automaticamente le domande che non soddisfano i vostri requisiti minimi. Questo farà risparmiare tempo sia a voi che ai richiedenti. Verranno presentate solo le domande qualificate. Non dovendo rivedere e respingere manualmente le domande, risparmierete molto tempo e fatica manuale e potrete invece concentrare il vostro tempo e le vostre energie sulle domande qualificate.
4. Garantire l'equità
Dovete rendere il vostro programma di sovvenzioni il più inclusivo ed equo possibile, a partire dai requisiti di ammissibilità e dalla valutazione delle domande. Dovete rivedere ogni fase del vostro programma e assicurarvi che ogni fase sia giusta ed equa. Le revisioni delle domande devono essere soggettive e prive di pregiudizi. La presenza di un gruppo di revisori ampio e diversificato può contribuire ad aumentare l'obiettività, così come l'eliminazione delle informazioni demografiche dalle domande. La gestione manuale di questo processo di revisione può essere impegnativa, mentre un software di gestione delle sovvenzioni riduce il carico amministrativo e aumenta l'efficienza.
5. Mantenere un calendario delle sovvenzioni
Mantenere un calendario delle sovvenzioni può aiutarvi a prendere nota delle tappe fondamentali, degli obiettivi, dei parametri di riferimento e delle scadenze previste per la rendicontazione sia interna che esterna. Questo vi aiuterà a garantire che la tempistica pianificata sia realistica e che tutti i membri del vostro team di sovvenzioni capiscano cosa ci si aspetta da loro in ogni momento.
6. Automatizzare i processi
Un processo ben organizzato e automatizzato può aiutarvi a snellire e standardizzare i flussi di lavoro, aumentando l'organizzazione del processo di sovvenzione dall'inizio alla fine. Questo è possibile solo se si utilizza un sistema di gestione delle sovvenzioni, che aumenterà l'efficienza, ridurrà i rischi e faciliterà la stesura dei rapporti.
L'utilizzo delle migliori pratiche sopra descritte vi farà risparmiare tempo e fatica manuale. Migliorando tutti gli aspetti del vostro programma dall'inizio alla fine, utilizzando la soluzione di gestione delle sovvenzioni più adatta alle vostre esigenze, potrete aumentare il vostro impatto sociale e commerciale.
