Come Total Foundation ha automatizzato i propri processi gestionali con Optimy

1. Automazione dei processi

Dato il numero di progetti finanziati ogni anno, il carico di lavoro legato alla produzione di accordi è stato ridotto in modo significativo. Grazie ai flussi di lavoro implementati in Optimy, lo strumento avvisa automaticamente il team di tutti i compiti da svolgere per il follow-up dei partner e la gestione di tutti i progetti: il team può gestire i propri compiti quadro dall'interno dello strumento.

Compiti quotidiani come un pagamento da effettuare a un partner, un comitato di follow-up del progetto da organizzare, un partner da ricontattare perché un rapporto di follow-up del progetto non è stato ricevuto entro il calendario concordato. Optimy pilota molti processi per la Fondazione Total. L'attuale gestione operativa è stata notevolmente migliorata.
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2. Gestione dei dati e dei rapporti

Avere un database centralizzato in cui sono elencati tutti i partner e in cui sono archiviati tutti i dati relativi ai progetti sostenuti comporta numerosi vantaggi:
- Condivisione delle informazioni all'interno del team.
- Capacità di rispondere rapidamente alle domande del Gruppo sul nostro portafoglio o sullo storico delle operazioni effettuate con un partner.
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Il modulo di estrazione dei dati aiuta ad analizzare le caratteristiche del portafoglio in base a vari criteri. Nel corso del tempo, hanno progressivamente automatizzato la produzione di molti report interni o esterni precedentemente prodotti manualmente, con notevoli guadagni di tempo e produttività. Da qualche anno, inoltre, utilizzano lo strumento Optimy per gestire le chiamate dei partner.