Studi di caso

Fondazione Engie - Optimy

Il software Optimy è la soluzione giusta per snellire la presentazione delle richieste, quindi operiamo con maggiore efficacia velocizzando le nostre procedure. E ora possiamo anche gestire i progetti in orario straordinario.

Tipo

Persone e finalità

I progetti presentati vengono inoltrati direttamente per programma alla dashboard del program manager interessato per la revisione. Ogni program manager di ENGIE Foundation può seguire tutte le attività da un'unica dashboard e su una mappa globale. Le informazioni chiave di ENGIE sono disponibili in un'unica pagina: la posizione del progetto, i suoi obiettivi, i partner, il budget, ecc. Tutti i documenti allegati a ciascun progetto sono archiviati in modo efficiente con lo strumento di Optimy.

Vengono inviate e-mail sistematiche e personalizzate al proprietario del progetto in ogni fase del processo per ogni progetto. Il record di conversazione è anche disponibile in ogni record di progetto di ENGIE. Gli utenti possono comunicare direttamente tra loro su un progetto attraverso i commenti e i compiti.

Con Optimy è possibile generare modelli di documenti con i dati di ogni progetto: convenzione, relazione di sintesi, ecc. Ogni progetto di ENGIE viene valutato dal program manager attraverso i campi extra interni.

Gli utenti di ENGIE possono facilmente generare report personalizzati e aggiornati: numero di richieste in entrata, importo concesso per progetto, numero di progetti per regione, per tema, ecc. Grazie a Optimy sono stati sostenuti più di 280 progetti e si è risparmiato molto tempo, consentendo al team di essere più efficiente. 25 Paesi sono stati aiutati dal sostegno di Engie Foundation.

Testimonianze

Nadège Lharaig

Responsabile del progetto

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Qualche parola sulla Fondazione

La Fondazione ENGIE è stata creata per aiutare i più deboli e vulnerabili. La Fondazione ENGIE si impegna quindi ad aiutare i bambini e i giovani in difficoltà, mobilitando l'energia per tutti e proteggendo la biodiversità.

Questo corrisponde alla filosofia delle Fondazioni che "i bambini costruiranno il mondo di domani, quindi dare loro l'energia per agire è vitale per il futuro del pianeta".

Dopo la sua creazione 25 anni fa, la Fondazione ENGIE ha sostenuto più di 1.000 progetti, organizzazioni caritatevoli e istituzioni in 25 paesi. Sostengono progetti condotti da donne e progetti che forniscono assistenza di emergenza a coloro che ne hanno bisogno.

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IL CONTESTO

Di cosa aveva bisogno la Fondazione

Dal lancio della fondazione, più di 100 progetti sono stati sostenuti in 25 paesi.

Engie Foundation aveva bisogno di una soluzione unica per essere in grado di:

Semplificare il flusso delle richieste in entrata
Instradare/ordinare le richieste in arrivo in base al loro tema
Avere una visione delle attività per paese

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Optimy è un software di gestione delle sovvenzioni che aiuta le fondazioni come ENGIE Foundation a ottimizzare le loro strutture di sovvenzione attraverso l'intero ciclo di vita di un progetto, dal processo di richiesta al completamento e alla rendicontazione.

Tutte le richieste di ENGIE vengono raccolte attraverso un unico punto di ingresso. Optimy garantisce la compilazione di moduli su misura per fornire dati standard relativi al progetto e per completare una valutazione intermedia e una finale.

Le richieste di ENGIE ricevute via e-mail vengono trasferite alla soluzione Optimy tramite un indirizzo e-mail dropbox.