3 choses à avoir avant de commencer un projet de gestion des subventions

Comme la gestion des subventions implique davantage de tâches et de travail administratif, il est essentiel de clarifier ce que vous devez faire pour structurer et planifier un processus de gestion des subventions parfait. Bien sûr, vous savez ce qu'implique la gestion des subventions. Il n'est jamais facile d'être un subventionneur : lorsqu'il y a tant de tâches à accomplir pour chaque demande et lorsqu'il y a de nombreuses demandes à examiner, la gestion des subventions devient plus difficile.

Votre travail de gestion des subventions implique de nombreuses responsabilités opérationnelles et administratives. Lorsque vous lancez un projet de subvention, l'un de vos principaux objectifs est de vous assurer que tout le monde suit les étapes du processus de subvention et reste efficace dans la remise des documents et rapports requis. Votre objectif est de veiller à ce que la subvention aille à l'organisation à but non lucratif choisie et soit mise en œuvre efficacement.

Avant toute chose, demandez-vous si vous disposez des trois principaux éléments que tout projet de subvention devrait avoir pour garantir la réussite du processus.

1. Un système

En tant que subventionneur, votre objectif est de sélectionner la meilleure demande à financer. Vous devez disposer d'un système qui comprendra les étapes à suivre pour examiner toutes les demandes avec précision afin de pouvoir sélectionner la meilleure demande. Il est très important que vous vous en teniez à ce système pour ne manquer aucune demande ou étape du processus. Un système vous aidera à identifier l'étape à laquelle se trouve chaque demande. Si vous avez un système, il vous aidera à atteindre vos objectifs plus facilement, car un système est établi sur la base du processus à suivre pour atteindre vos objectifs.

2. Une structure

Certaines étapes ne sont pas réalisables tout de suite, ce qui signifie que vous devez revenir à la tâche pour achever le processus dans le système. Afin de faire avancer chaque application, sachez exactement quand vous devez revenir pour terminer chaque tâche afin de pouvoir poursuivre le processus. Organisez et définissez un système de notification pour vous rappeler quand vous devez revenir et jeter un coup d'œil à l'application afin de ne pas manquer une étape du processus.

3. Une communication

La communication est essentielle dans le cadre de votre travail de subventionneur, car les demandeurs de subventions seront curieux de connaître le processus de leur demande. La communication avec les demandeurs de subventions doit être intégrée à chaque processus afin d'éviter les appels téléphoniques et les courriels trop nombreux. Cela vous permettra de vous concentrer sur votre travail en évaluant les bonnes demandes à financer.

Vous souhaitez en savoir plus sur les logiciels de gestion des subventions? C'est sage : plus vous en savez, mieux c'est. Comme nous proposons une plateforme intelligente tout-en-un qui répond à vos besoins et s'adapte à votre projet et à vos activités, il peut être judicieux d'obtenir des informations, un soutien et des conseils technologiques d'Optimy. Mais nous ne vous forçons pas ; si vous n'êtes pas encore convaincu, vous pourriez simplement passer un peu plus de temps à vous inspirer ou à découvrir certains de nos clients qui, comme vous, avaient besoin d'un système de gestion des subventions pour gérer leurs projets.