Choisir la bonne plateforme de gestion des subventions : 8 caractéristiques clés à rechercher dans votre solution de gestion des subventions

La plupart des subventionneurs expérimentés vous diront que l'utilisation d'un mélange de feuilles Excel pour gérer un programme de subvention est lourde et non viable. La réussite d'une stratégie de subvention repose en grande partie sur une gestion solide des données, des échéances, des rapports et des processus rationalisés. Pour gérer efficacement vos programmes de subventions, vous avez besoin d'un logiciel de gestion des subventions. Mais face à la multitude d'options disponibles, comment choisir le bon ?

Pourquoi avez-vous besoin d'un outil de gestion des subventions ?

Un logiciel moderne de gestion des subventions est un outil essentiel pour tout organisme subventionnaire. Il vous aide à gérer tous les aspects du processus d'octroi de subventions en un seul endroit, garantissant ainsi l'efficacité, la responsabilité et la collaboration au sein de votre équipe. Un logiciel de gestion des subventions complet est conçu pour faciliter les demandes de subventions, les examens, les approbations, la communication et les rapports. Compte tenu de l'importance des enjeux, il est essentiel de choisir le bon système.

Identifier vos besoins

Avant de choisir une plateforme de gestion des subventions, il est important d'identifier vos besoins spécifiques. Voici quelques conseils pour y parvenir efficacement :

• Sondez vos équipes chargées des subventions: Parlez aux membres de votre équipe qui sont directement impliqués dans les projets de subvention. Ils peuvent vous donner des indications sur les outils et les fonctionnalités dont ils ont besoin pour être plus efficaces.
• Cartographier vos processus actuels: Visualisez votre processus actuel d'octroi de subventions afin d'identifier les inefficacités et les domaines susceptibles d'être améliorés. Cela peut également vous aider à comprendre quelles sont les fonctionnalités essentielles d'un logiciel de gestion des subventions.
• Concentrez-vous sur les points douloureux: Identifiez les difficultés spécifiques auxquelles vous êtes confronté, telles que l'élaboration de formulaires de demande de subvention, la gestion des applications de messagerie électronique ou le suivi de l'avancement des projets. Cela vous aidera à trouver un système qui réponde à vos besoins essentiels.
• Pensez à la croissance future: Réfléchissez à l'orientation de votre organisation. Vous pourriez avoir besoin d'un système capable de s'adapter à l'expansion de votre programme de subventions.

En dressant une liste précise de vos besoins, vous serez mieux à même de trouver un outil de gestion des subventions qui y réponde.

8 caractéristiques clés à rechercher dans une solution de gestion des subventions

Chaque organisme subventionnaire est unique, mais certaines caractéristiques d'un logiciel de gestion des subventions sont universellement bénéfiques. Voici ce que vous devez rechercher :

1. Formulaires de subvention: Un bon éditeur de formulaires de subvention doit être intuitif, flexible et capable de capturer toutes les informations nécessaires. Il doit également permettre une personnalisation aisée pour s'adapter à différents projets.
2. Gestion de projet: Recherchez une plateforme de gestion des subventions qui offre des fonctions complètes de gestion de projet, telles que l'affectation des tâches, les calendriers, la collaboration d'équipe et les outils de reporting.
3. Traitement des données: Le meilleur outil de gestion des subventions doit rationaliser le traitement des données, en vous permettant de centraliser toutes les données relatives aux subventions et de les filtrer, les trier et les analyser facilement.
4. Outils de communication: Une communication efficace est essentielle dans les projets de subvention. Assurez-vous que le système que vous avez choisi dispose d'un centre de messagerie solide pour une communication transparente entre les équipes et avec les demandeurs de subventions.
5. Sécurité: Compte tenu de la nature sensible des données relatives aux subventions, la sécurité doit être une priorité absolue. Recherchez des caractéristiques telles que la conformité au GDPR, un hébergement sécurisé, des sauvegardes régulières, le cryptage, l'authentification unique (SSO) et les pistes d'audit.
6. Interface utilisateur: Une interface conviviale peut avoir un impact significatif sur la productivité. Lors d'une démonstration, évaluez si le logiciel est intuitif et facile à utiliser.
7. Budget et évolutivité: Choisissez un système dont la tarification est flexible et qui peut s'adapter à la croissance de votre organisation. Assurez-vous qu'il n'y a pas de coûts cachés et que la plateforme peut accueillir plus de projets et d'utilisateurs si nécessaire.
8. Évaluation de projets : Obtenir des informations sur l'évaluation efficace des projets dans le paysage de la RSE et de l'impact social et comprendre les défis et les solutions potentielles pour une meilleure expérience de marque et une évaluation de projet à plus fort impact.

Choisissez un système qui répond à vos besoins

Après avoir identifié vos besoins et compris les principales caractéristiques à rechercher, il est temps de choisir votre solution de gestion des subventions. Si vous souhaitez en savoir plus sur les principaux acteurs technologiques du secteur de la RSE, lisez cet article de blog. 

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