Wie die Total Foundation ihre Verwaltungsprozesse mit Optimy
Mit 100 neuen Projekten, die jedes Jahr finanziert werden, hat die Total Corporate Foundation dank Optimy den manuellen Arbeitsaufwand drastisch reduziert!
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Ein paar Worte zur Total Foundation
Die Total-Unternehmensstiftung hat für den Zeitraum von 2018 bis 2022 125 Millionen Euro für CSR-Aktivitäten weltweit bereitgestellt. Sie ist eine der größten Unternehmensstiftungen Frankreichs mit Aktivitäten in Europa und auf den internationalen Märkten. Die wichtigsten Tätigkeitsbereiche der Stiftung sind: soziale Integration, Klima, öffentliches Interesse, Sicherheit, Mobilität, Kultur und Kulturerbe.
Was die Total Foundation suchte
Sie suchten Hilfe bei der jährlichen Arbeitsbelastung, jemanden, der ihnen bei der Prozessautomatisierung und der Verwaltung von Daten und Berichten helfen konnte.
Wie Optimy Total Foundation geholfen hat
1. Prozessautomatisierung
Angesichts der Anzahl der jährlich finanzierten Projekte hat sich der Arbeitsaufwand für die Erstellung der Vereinbarungen erheblich verringert. Dank der in Optimy implementierten Workflows weist das Tool das Team automatisch auf alle Aufgaben hin, die es für das Follow-up seiner Partner und die Verwaltung aller Projekte zu erledigen hat: Das Team kann seine Rahmenaufgaben vom Tool aus verwalten.
Tägliche Aufgaben wie eine Zahlung an einen Partner, die Organisation eines Projektbegleitausschusses, die erneute Kontaktaufnahme mit einem Partner, weil ein Projektbegleitbericht nicht innerhalb des vereinbarten Zeitplans eingegangen ist. Optimy steuert viele Prozesse für die Total Foundation. Das aktuelle operative Management wurde erheblich verbessert.
2. Verwaltung von Daten und Berichten
Eine zentrale Datenbank, in der alle Partner aufgelistet sind und in der alle Daten zu den unterstützten Projekten gespeichert sind, hat ebenfalls viele Vorteile:
- Informationsaustausch innerhalb des Teams.
- Die Möglichkeit, schnell auf Fragen der Gruppe zu unserem Portfolio oder der Historie der mit einem Partner durchgeführten Operationen zu reagieren.
Das Datenextraktionsmodul hilft, die Merkmale des Portfolios nach verschiedenen Kriterien zu analysieren. Im Laufe der Zeit haben sie die Erstellung vieler interner oder externer Berichte, die zuvor manuell erstellt wurden, schrittweise automatisiert und dabei erhebliche Zeit- und Produktivitätsgewinne erzielt. Seit einigen Jahren verwenden sie auch das Tool Optimy , um die Anrufe der Partner zu verwalten.
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf oder fordern Sie eine Demo an und verstärken Sie ab sofort Ihre positive Wirkung auf gesellschaftlicher und geschäftlicher Ebene.
