Qui nous aidons

Fondation Engie - Optimy

Le logiciel Optimy est la bonne solution pour rationaliser la soumission des demandes, nous fonctionnons donc avec une plus grande efficacité en accélérant nos procédures. Et maintenant, nous pouvons aussi gérer les projets en heures supplémentaires.

Le logiciel Optimy est la bonne solution pour rationaliser la soumission des demandes, nous fonctionnons donc avec une plus grande efficacité en accélérant nos procédures. Et maintenant, nous pouvons aussi gérer les projets en heures supplémentaires.
Nadège Lharaig
Chef de projet chez Engie
L'ecole

Quelques mots sur la Fondation

La Fondation ENGIE a été créée pour aider les plus faibles et les plus vulnérables. La Fondation ENGIE s'engage donc à aider les enfants et les jeunes en difficulté en mobilisant l'énergie pour tous et en protégeant la biodiversité.

Cela correspond à la philosophie des Fondations selon laquelle " les enfants construiront le monde de demain, donc leur donner l'énergie d'agir est vital pour l'avenir de la planète ".

Après sa création il y a 25 ans, la Fondation ENGIE a soutenu plus de 1 000 projets, organisations caritatives et institutions dans 25 pays. Elle soutient des projets dirigés par des femmes et des projets qui apportent une aide d'urgence à ceux qui en ont besoin.

LE CONTEXTE

Ce dont la Fondation avait besoin

Depuis le lancement de la fondation, plus de 100 projets ont été soutenus dans 25 pays.

La Fondation Engie avait besoin d'une solution unique pour pouvoir :

  • Rationaliser le flux des demandes entrantes
  • Acheminer/trier les demandes entrantes en fonction de leur thème
  • Avoir une vue sur les activités par pays

Optimy est un logiciel de gestion des subventions qui aide les fondations comme la Fondation ENGIE à optimiser leurs facilités d'octroi de subventions tout au long du cycle de vie d'un projet, du processus de demande à la réalisation et au rapport.
Toutes les demandes d'ENGIE sont collectées via un point d'entrée unique. Optimy veille à ce que des formulaires sur mesure soient remplis pour fournir des données standard concernant le projet, et pour réaliser une évaluation intermédiaire et finale.
Les demandes d'ENGIE reçues par email sont transférées vers la Solution Optimy via une adresse email de type dropbox.
Utiliser Optimy

Comment Optimy a aidé

Les projets soumis sont directement acheminés par programme vers le tableau de bord du responsable de programme concerné pour examen. Chaque responsable de programme de la Fondation ENGIE peut suivre toutes les activités à partir d'un seul tableau de bord et sur une carte mondiale. Les informations clés d'ENGIE sont disponibles sur une seule page : la localisation du projet, ses objectifs, les partenaires, le budget, etc. Tous les documents attachés à chaque projet sont stockés efficacement avec l'outil Optimy.

Des emails systématiques et personnalisés sont envoyés au porteur de projet à chaque étape du processus pour chaque projet. L'enregistrement des conversations est également disponible dans chaque fiche projet d'ENGIE. Les utilisateurs peuvent communiquer directement entre eux sur un projet à travers les commentaires et les tâches.

Avec Optimy, des modèles de documents peuvent être générés avec les données de chaque projet : convention, rapport de synthèse, etc. Chaque projet d'ENGIE est évalué par le responsable du programme via les champs supplémentaires internes.

Les utilisateurs d'ENGIE peuvent facilement générer des rapports sur mesure et actualisés : nombre de demandes entrantes, montant accordé par projet, nombre de projets par région, par thème, etc. Grâce à Optimy, plus de 280 projets ont été soutenus et beaucoup de temps a été gagné pour que l'équipe soit plus efficace. 25 pays ont été aidés par le soutien de la Fondation Engie.

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