Cas pratiques

Fondation Engie - Optimy

Le logiciel Optimy est la bonne solution pour rationaliser la soumission des demandes, nous fonctionnons donc avec une plus grande efficacité en accélérant nos procédures. Et maintenant, nous pouvons aussi gérer des projets en heures supplémentaires.

Type

Personnes et objectifs

Les projets soumis sont directement acheminés par programme vers le tableau de bord du responsable de programme concerné pour examen. Chaque responsable de programme de la Fondation ENGIE peut suivre toutes les activités à partir d'un tableau de bord unique et sur une carte mondiale. Les informations clés d'ENGIE sont disponibles sur une seule page : la localisation du projet, ses objectifs, les partenaires, le budget, etc. Tous les documents liés à chaque projet sont stockés efficacement grâce à l'outil Optimy.

Des emails systématiques et personnalisés sont envoyés au porteur de projet à chaque étape du processus pour chaque projet. L'enregistrement des conversations est également disponible dans chaque fiche projet d'ENGIE. Les utilisateurs peuvent communiquer directement entre eux sur un projet à travers les commentaires et les tâches.

Avec Optimy, des modèles de documents peuvent être générés avec les données de chaque projet : convention, rapport de synthèse, etc. Chaque projet d'ENGIE est évalué par le gestionnaire de programme via les champs supplémentaires internes.

Les utilisateurs d'ENGIE peuvent facilement générer des rapports personnalisés et actualisés : nombre de demandes entrantes, montant accordé par projet, nombre de projets par région, par thème, etc. Grâce à Optimy, plus de 280 projets ont été soutenus et l'équipe a gagné beaucoup de temps pour être plus efficace. 25 pays ont bénéficié du soutien de la Fondation Engie.

Témoignages

Nadège Lharaig

Chef de projet

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Quelques mots sur la Fondation

La Fondation ENGIE a été créée pour aider les plus faibles et les plus vulnérables. La Fondation ENGIE s'engage donc à aider les enfants et les jeunes en difficulté en mobilisant l'énergie pour tous et en protégeant la biodiversité.

Cela correspond à la philosophie des Fondations selon laquelle " les enfants construiront le monde de demain, donc leur donner l'énergie d'agir est vital pour l'avenir de la planète ".

Après sa création il y a 25 ans, la Fondation ENGIE a soutenu plus de 1 000 projets, organisations caritatives et institutions dans 25 pays. Elle soutient des projets dirigés par des femmes et des projets qui apportent une aide d'urgence à ceux qui en ont besoin.

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LE CONTEXTE

Ce dont la Fondation avait besoin

Depuis le lancement de la fondation, plus de 100 projets ont été soutenus dans 25 pays.

La Fondation Engie avait besoin d'une solution unique pour pouvoir :

Rationaliser le flux des demandes entrantes
Acheminer/trier les demandes entrantes en fonction de leur thème
Avoir une vue sur les activités par pays

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Optimy est un logiciel de gestion des subventions qui aide les fondations comme la Fondation ENGIE à optimiser leurs mécanismes d'octroi de subventions tout au long du cycle de vie d'un projet, depuis le processus de demande jusqu'à l'achèvement et l'établissement de rapports.

Toutes les demandes d'ENGIE sont collectées via un point d'entrée unique. Optimy veille à ce que des formulaires sur mesure soient remplis pour fournir des données standard concernant le projet et pour réaliser une évaluation intermédiaire et une évaluation finale.

Les demandes d'ENGIE reçues par courrier électronique sont transférées vers la solution Optimy via une adresse électronique dropbox.