Wie IDEMIA mit Optimy über seine weltweiten Aktivitäten berichtet

Herausforderung‍

Das Corporate Social Responsibility (CSR)-Team von IDEMIA war auf der Suche nach einem Tool, mit dem es alle seine Aktionen zentralisiert visualisieren kann, das aber auch für alle zugänglich sein sollte, um als Inspirationsquelle für alle Mitarbeitenden von IDEMIA dienen zu können. 

IDEMIA beschäftigt Mitarbeitende an vielen verschiedenen Standorten weltweit. Daher benötigte das Unternehmen ein Berichts- und Kommunikationstool für alle Mitarbeitenden, mit dem die verschiedenen Aktionen, die an den einzelnen Standorten durchgeführt werden, bekannt gegeben und verbreitet werden können. Darüber hinaus musste IDEMIA dafür sorgen, als Unternehmen in der Lage zu sein, über alle Aktionen von Mitarbeitenden weltweit Bericht erstatten zu können.

Unsere Lösung

IDEMIA wandte sich an Optimy, damit wir unser Tool für sie einrichten. Es ist auf einer Website und über das Intranet von IDEMIA verfügbar und sehr einfach zu bedienen.

Konkret können die Mitarbeitenden einen Fragebogen abrufen und ausfüllen. Dieser wird anschließend an das CSR-Team von IDEMIA weitergeleitet, das den Inhalt prüft, entsprechende Leistungsmessungen durchführt und der Geschäftsleitung bzw. im Rahmen des Jahresberichts darüber Bericht erstattet.

Mitarbeitende greifen über das Intranet auf das Formular zu, füllen es aus, reichen es ein und haben im Anschluss Zugang zu den Informationen, um die Berichterstattung von ihrer Seite aus abzuschließen und an die Beteiligten weiterzugeben. Das CSR-Team prüft und bestätigt anschließend, ob das durchgeführte Projekt mit den KPIs von IDEMIA, der Ethik-Charta und den lokalen Vorschriften im Einklang steht, und macht es außerdem für alle Mitarbeitenden sichtbar. Die Plattform von IDEMIA ist mittlerweile über zwei Jahre online und dort sind etwa einhundertdreißig Projekte abrufbar.

Das CSR-Team ist dem CEO von IDEMIA unterstellt, hat über eine Governance-Struktur aber auch Zugriff auf eine umfassende Community an CSR-Botschaftern. Sie erstatten sich gegenseitig Bericht über Aktionen auf regionaler Ebene, Standortebene und globaler Ebene. Insbesondere berichten sie über die Anzahl der lokalen Initiativen, die Anzahl der Mitarbeitenden, die an den jeweiligen Projekten beteiligt sind, usw.

Dafür steht ihnen unter anderem die „Maps“-Funktion von Optimy zur Verfügung, die es ihnen ermöglicht, über alle Aktionen, die von Mitarbeitenden von IDEMIA in der ganzen Welt durchgeführt werden, Bericht zu erstatten und deren Bekanntheit zu fördern.

Das Ergebnis

Als das CSR-Team bei IDEMIA zusammengestellt wurde und seine Arbeit aufnahm, war die Implementierung der Lösung von Optimy bereits im vollen Gange. Die Abteilung wurde nach und nach in das Projekt eingebunden, konnte aber sehr schnell feststellen, dass sich die Lösung von Optimy problemlos an firmeninterne Kodizes wie dem Ethikkodex und dem Verhaltenskodex anpassen lässt.

„Es mag nur ein Detail sein, aber es ist uns sehr wichtig. Ganz zu schweigen von der Tatsache, dass das Formular extrem einfach und benutzerfreundlich ist, was ebenfalls essenziell ist. Auch das Überwachen, Messen und Verteilen/Platzieren auf der Karte ist extrem einfach: ein Klick, fertig! Das spart unendlich viel Zeit, sowohl beim Eintragen des Projekts, als auch bei der anschließenden Analyse“, so Marie-Louise Lemarchal, CSR-Assistentin bei IDEMIA.

Marie-Louise Lemarchal merkt auch an, wie einfach sich die Lösung von Optimy an die bestehenden Prozesse von IDEMIA anpassen lässt. „Bevor Sie die Zusammenarbeit mit Optimy aufnehmen, sollten Sie sich unbedingt konkrete Gedanken über den von Ihnen gewünschten Auswahlprozess machen. Dann können das Auswahltool, die Website, die Plattform und alles Weitere genau nach Ihre Vorstellungen erstellt werden. Das wollte ich besonders hervorheben. Denn ist der Prozess nicht klar, wird das Tool ihn nicht für Sie erfinden.“ 

Seitdem IDEMIA Optimy einsetzt, hat das Unternehmen 168 Projekte erfolgreich verwaltet, davon mehr als 100 allein im Jahr 2023.
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Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Optimy auch Ihnen helfen kann, die Berichterstattung über Ihre Aktivitäten zu optimieren? Kontaktieren Sie uns noch heute und tauschen Sie sich mit unserem Expertenteam aus!