6 bonnes pratiques de gestion des subventions pour les organisations à but non lucratif

La mise en œuvre d'un programme de subventions efficace prend beaucoup de temps et nécessite un entretien et une maintenance continus. Non seulement vous devez atteindre vos quotas de décaissement, mais vous devez également veiller à maintenir la sécurité des données à tout moment.

La gestion des subventions consiste à gérer tous les aspects de votre programme d'octroi de subventions. La rationalisation des processus de gestion des subventions permet de réduire les erreurs et les retards, ainsi que les pertes de temps liées aux tâches administratives. Elle libère un temps précieux que vous pouvez utiliser pour vous concentrer sur l'évaluation des demandes de subvention afin de vous assurer que vos fonds sont alloués aux demandes les plus méritantes.

Voici les meilleures pratiques en matière de gestion des subventions pour vous aider à rationaliser et à développer votre programme de subventions :

1. Définir les lignes directrices et les objectifs du programme

L'établissement de lignes directrices à l'avance peut vous aider à visualiser, puis à mettre en œuvre la conception idéale de votre programme. Concevoir votre programme à l'avance peut vous aider à identifier les aspects qui nécessitent un travail plus approfondi et à définir vos processus pour une plus grande efficacité. Vous devez vous assurer que toutes les personnes concernées comprennent vos objectifs clés. Ainsi, si vous n'êtes pas nécessairement au clair sur les principes fondamentaux de votre programme, tels que les mesures que vous utiliserez dans vos rapports, vous mettez en péril le bon fonctionnement de votre programme.

2. Veiller à ce que les rapports soient établis régulièrement et en temps voulu

De solides pratiques de reporting sont essentielles pour vous permettre de rendre des comptes à toutes les parties prenantes. En tant qu'organisme subventionnaire, vous devez également suivre et partager l'impact des subventions que vous avez accordées. Pour y parvenir efficacement, vous devez décider des indicateurs à suivre pour pouvoir communiquer avec les bénéficiaires de subventions et les bailleurs de fonds, tout en facilitant la démonstration de l'impact, l'identification des domaines de réussite et la mise en évidence des domaines d'amélioration. Bien que l'ensemble du processus puisse sembler intimidant, la mise en œuvre d'une solution de gestion des subventions dès le début peut vous aider à organiser toutes vos données et à rendre compte facilement de votre activité.

3. Établir des critères de sélection

En définissant vos critères de sélection ou de qualification dans votre système de gestion des subventions, vous rejetterez automatiquement les demandes qui ne répondent pas à vos exigences minimales. Vous gagnerez ainsi du temps, ainsi que les candidats. Seules les demandes qui remplissent les conditions requises seront soumises. Vous économiserez beaucoup de temps et d'efforts manuels en n'ayant pas besoin d'examiner et de rejeter manuellement ces demandes, et vous pourrez concentrer votre temps et votre énergie sur les demandes qualifiées.

4. Garantir l'équité

Vous devez faire en sorte que votre programme de subventions soit aussi inclusif et équitable que possible, depuis les conditions d'éligibilité jusqu'à l'évaluation des demandes. Vous devez examiner chaque étape de votre programme et vous assurer qu'elle est juste et équitable. L'examen des candidatures doit être subjectif et exempt de préjugés. Le fait de disposer d'un groupe d'examinateurs large et diversifié peut également contribuer à accroître l'objectivité, tout comme le fait de supprimer les informations démographiques des candidatures. La gestion manuelle de ce processus d'examen peut s'avérer difficile. Un logiciel de gestion des subventions réduira votre charge administrative et augmentera votre efficacité.

5. Tenir à jour un calendrier des subventions

La tenue d'un calendrier des subventions peut vous aider à noter les étapes clés, les objectifs, les points de référence et les échéances prévues pour les rapports internes et externes. Vous pourrez ainsi vous assurer que le calendrier prévu est réaliste et que tous les membres de l'équipe chargée des subventions savent ce que l'on attend d'eux à tout moment.

6. Automatiser les processus

Un processus automatisé et bien organisé peut vous aider à rationaliser et à normaliser vos flux de travail, en améliorant l'organisation de votre processus de subvention du début à la fin. Cela n'est possible que si vous utilisez un système de gestion des subventions, qui augmentera l'efficacité, diminuera les risques et facilitera l'établissement de rapports.

L'utilisation des meilleures pratiques ci-dessus vous permettra d'économiser du temps et des efforts manuels. En améliorant tous les aspects de votre programme, du début à la fin, et en utilisant la solution de gestion des subventions la mieux adaptée à vos besoins, vous pourrez accroître votre impact social et commercial.

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