Scegliere la giusta piattaforma di gestione delle sovvenzioni: 8 caratteristiche fondamentali da ricercare nella soluzione di gestione delle sovvenzioni

La maggior parte dei sovventori esperti vi dirà che l'utilizzo di un insieme di fogli Excel per gestire un programma di sovvenzioni è macchinoso e insostenibile. Una strategia di sovvenzioni di successo si basa su una solida gestione dei dati, scadenze, rapporti e processi semplificati. Per gestire efficacemente i programmi di sovvenzione, è necessario un software di gestione delle sovvenzioni dedicato. Ma con così tante opzioni disponibili, come si fa a scegliere quella giusta?

Perché vi serve uno strumento di gestione delle sovvenzioni

Un moderno software di gestione delle sovvenzioni è uno strumento essenziale per qualsiasi organizzazione che si occupa di sovvenzioni. Vi aiuta a gestire tutti gli aspetti del processo di sovvenzione in un unico luogo, garantendo efficienza, responsabilità e collaborazione tra il vostro team. Un software di gestione delle sovvenzioni completo è progettato per assistere le richieste di sovvenzione, le revisioni, le approvazioni, la comunicazione e la rendicontazione. Data l'alta posta in gioco, la scelta del sistema giusto è fondamentale.

Identificare le proprie esigenze

Prima di scegliere una piattaforma di gestione delle sovvenzioni, è importante identificare le vostre esigenze specifiche. Ecco alcuni suggerimenti per farlo in modo efficiente:

• Indagine sul team di sovvenzioni: Parlate con i membri del vostro team che sono direttamente coinvolti nei progetti di sovvenzione. Possono fornire indicazioni sugli strumenti e le funzioni di cui hanno bisogno per essere più efficaci.
• Mappare i processi attuali: Visualizzate il vostro attuale processo di sovvenzione per identificare le inefficienze e le aree da migliorare. Questo può anche aiutarvi a capire quali funzioni sono essenziali in un software di gestione delle sovvenzioni.
• Concentratevi sui punti dolenti: Identificate le sfide specifiche che dovete affrontare, come la creazione di moduli per le sovvenzioni, la gestione delle applicazioni e-mail o il monitoraggio dell'avanzamento dei progetti. Questo vi aiuterà a trovare un sistema che risponda alle vostre esigenze critiche.
• Considerare la crescita futura: Pensate alla direzione che prenderà la vostra organizzazione. Potreste aver bisogno di un sistema in grado di scalare con l'espansione del vostro programma di sovvenzioni.

Con un elenco chiaro di esigenze, sarete meglio attrezzati per trovare uno strumento di gestione delle sovvenzioni che le soddisfi.

8 caratteristiche chiave da ricercare in una soluzione per la gestione delle sovvenzioni

Ogni organizzazione che eroga sovvenzioni è unica, ma alcune caratteristiche sono universalmente vantaggiose in un software di gestione delle sovvenzioni. Ecco cosa cercare:

1. Moduli di sovvenzione: Un solido editor di moduli di sovvenzione deve essere intuitivo, flessibile e in grado di acquisire tutte le informazioni necessarie. Deve inoltre consentire una facile personalizzazione per adattarsi ai diversi progetti.
2. Gestione dei progetti: Cercate una piattaforma di gestione delle sovvenzioni che offra funzioni complete di gestione dei progetti, come l'assegnazione di compiti, calendari, collaborazione tra team e strumenti di reporting.
3. Elaborazione dei dati: Il miglior strumento di gestione delle sovvenzioni deve semplificare l'elaborazione dei dati, consentendo di centralizzare tutti i dati relativi alle sovvenzioni e di filtrarli, ordinarli e analizzarli facilmente.
4. Strumenti di comunicazione: Una comunicazione efficace è fondamentale nei progetti di sovvenzione. Assicuratevi che il sistema scelto sia dotato di un solido centro di messaggistica per una comunicazione continua tra i team e con i richiedenti delle sovvenzioni.
5. Sicurezza: Data la natura sensibile dei dati delle sovvenzioni, la sicurezza deve essere una priorità assoluta. Cercate caratteristiche come la conformità al GDPR, l'hosting sicuro, i backup regolari, la crittografia, il single sign-on (SSO) e le tracce di audit.
6. Interfaccia utente: Un'interfaccia facile da usare può avere un impatto significativo sulla produttività. Durante una demo, valutate se il software è intuitivo e facile da usare.
7. Budget e scalabilità: Scegliete un sistema con prezzi flessibili, in grado di adattarsi alla crescita della vostra organizzazione. Assicuratevi che non ci siano costi nascosti e che la piattaforma sia in grado di accogliere un numero maggiore di progetti e di utenti, a seconda delle necessità.
8. Valutazione dei progetti: Acquisire conoscenze sulla valutazione efficace dei progetti nel panorama della CSR e dell'impatto sociale e comprendere le sfide e le potenziali soluzioni per una maggiore esperienza del marchio e una valutazione dei progetti di maggiore impatto.

Scegliete un sistema che soddisfi le vostre esigenze

Dopo aver identificato le vostre esigenze e aver compreso le caratteristiche principali da ricercare, è il momento di scegliere la soluzione di gestione delle sovvenzioni. Se volete saperne di più sui principali attori tecnologici del settore della CSR, leggete questo articolo del blog. 

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