Conditions générales de service pour l’utilisation de la Plateforme Optimy

‍Article 1. Définitions

Aux fins du Contrat:

• "Bon de commande" désigne tout type de document commercial interne délivré par le Client à Optimy indiquant les types, les quantités et les prix convenus pour les Services à exécuter par Optimy conformément au Contrat et qui pourrait être requis à des fins de facturation.
• "Commande" désigne soit un Formulaire de commande (“Order Form” en anglais) soit un Contrat de service, signé, indiquant explicitement une date de début, des périodes de reconduction, et faisant explicitement référence aux Conditions générales de service en vigueur.
• “Conditions générales de service”: le présent document et les clauses qui y sont décrites.
• "Contrat" : le présent Contrat de service entre les Parties, composé de tous les documents mentionnés dans la Commande sous la rubrique "Conditions générales".
• "Date d’anniversaire” : chaque date d’anniversaire annuel du Contrat, calculée à partir de la date de début du Contrat.
• "Date de début" ou "Date de début du service" : la date d'entrée en vigueur du Contrat, c'est-à-dire le premier jour de la période initiale, dûment spécifiée dans la Commande en tant que "date de début de la commande".
• “Date de fin" ou "Date de fin du Contrat" : la date à laquelle le contrat prend fin, suite au non-renouvellement de la période initiale ou de la dernière période de reconduction du contrat, ou selon les conditions prévues à l'article 23 des présentes conditions générales de service.
  La date de fin déclenche la fin de l'utilisation de la Plateforme.
• "Date de renouvellement" ou "Date de reconduction" : le jour suivant le dernier jour de la période initiale ou d'une période de reconduction, donc le premier jour où le Contrat est renouvelé pour une période de reconduction. 
• "Événement de Force majeure”  est entendu comme un événement qui n'est pas prévisible par la Partie concernée au moment de la signature du Contrat, qui est inévitable et qui échappe au contrôle raisonnable de la Partie concernée, pour autant qu'elle ne puisse pas surmonter cet événement malgré tous ses efforts raisonnables et qu'il empêche la Partie concernée de s'acquitter de ses obligations.
  La Force majeure comprend, sans s'y limiter, tout acte de guerre (déclarée ou non), émeute, insurrection, révolution, guerre civile, attaque terroriste, grève (non déclenchée par les employés d'une partie), épidémie et pandémie, inondation, incendie, tremblement de terre, tempête ou autre cas de force majeure, acte de restriction gouvernementale.
• "Frais de licence" : les frais annuels récurrents payables par le Client en contrepartie du droit d'accès et d'utilisation de la Plateforme, comme convenu par les Parties.
• "Frais d'implémentation : les frais payables par le Client en contrepartie de la mise en place et de la personnalisation (le cas échéant) de la Plateforme, comme convenu par les Parties.
• "Frais supplémentaires" : les frais liés aux Services supplémentaires.
• On entend par "Frais supplémentaires récurrents" les frais relatifs à l'un des services supplémentaires récurrents.
• "Lois" désigne toute loi, réglementation, règle, ordonnance ou décision d'un gouvernement étranger, fédéral, étatique ou local, y compris, mais sans s'y limiter, les lois relatives au transfert de données, aux droits de propriété intellectuelle et à la protection de la vie privée.
• "Lois sur la protection des données" désigne toutes les lois et réglementations applicables relatives au traitement des données à caractère personnel, y compris, mais sans s'y limiter, la directive sur la protection des données des communications électroniques (2002/58/CE) et le règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE (2016/679/CE), ainsi que toutes les lois et réglementations locales les mettant en œuvre et toute modification ou réadoption de celles-ci.
  Les termes "Responsable du traitement", "données personnelles", "Sous-traitant", et "Autorité de contrôle" ont la signification qui leur est donnée dans le RGPD.
• "Module complémentaire" désigne toute fonction optionnelle de la Plateforme non incluse dans les Services standards, qui peut être demandée par le Client à tout moment au cours de la Période contractuelle initiale ou de toute Période de reconduction ultérieure
  Les Modules complémentaires font partie des Services récurrents supplémentaires
• "Notification de refus" est entendu comme notification formelle adressée à Optimy par laquelle le Client s'oppose à la modification des Conditions générales de service. Une Notification de refus doit être reçue au plus tard 15 (quinze) jours après la notification par Optimy de ces modifications.
• "Notification de résiliation" est entendu comme une notification formelle par une partie à l'autre de sa volonté de résilier le Contrat.
• Par “Période contractuelle” est entendu soit comme une période initiale, soit une période de reconduction du contrat.
• "Périodes de reconduction" est entendu comme les périodes de renouvellement consécutives du Contrat, dont la première commence immédiatement après la fin de la période initiale. Les périodes de reconduction ont une durée de trois ans.
• "Période initiale" : la durée initiale du Contrat avant tout renouvellement, couvrant toute la durée séparant la Date de début et la Date de fin définies dans la Commande.
• "Plateforme" a la signification définie dans les considérations introductives des Conditions générales de service.
• "Politique de sécurité de l'information" est entendu comme la documentation de sécurité applicable à la Plateforme et aux Services achetés par le Client, mise à jour aussi fréquemment que nécessaire, et pouvant être en partie communiquée au Client par Optimy. 
• "Propriété intellectuelle" désigne les créations immatérielles de l'esprit qui sont protégées par les lois sur la propriété intellectuelle, telles que les œuvres littéraires et artistiques, les inventions, les dessins et les symboles, les noms et les images utilisés dans le commerce.
• On entend par "Services" les Services standard et les Modules complémentaires.
• On entend par "Services standard" la fourniture des Services décrits à l'article 4 des Conditions générales de service.
• On entend par "Services supplémentaires" les Services, y compris tout Module complémentaire, qui ne sont pas inclus dans les Services standard ni dans les Services d'implémentation.
• On entend par "Services supplémentaires récurrents" tous les Services supplémentaires qui sont fournis pendant plus d'un an et qui sont expressément définis comme récurrents ou annuels dans la liste des prix d'Optimy.
• "Territoire" désigne le ou les pays à partir desquels la Plateforme est utilisée par le Client et les Services sont exécutés, comme indiqué dans la Commande.
• L'expression "Utilisateur autorisé" désigne les employés et consultants du Client qui sont autorisés à accéder à la Plateforme pour un usage strictement lié aux objectifs du Client, dans le périmètre de marque et de territoire convenu dans la Commande.

Article 2. Introduction

2.1. Les présentes Conditions générales de service définissent les règles et les lignes directrices que les clients doivent suivre pour accéder à la Plateforme et aux Services et les utiliser. 

2.2. L'accès et l'utilisation de la Plateforme par le Client sont conditionnés par son acceptation et son respect des présentes Conditions générales de service. Les présentes Conditions générales de service s'appliquent à tous les Clients, utilisateurs autorisés et autres personnes qui accèdent à la Plateforme ou l'utilisent.

2.3. En accédant à la Plateforme ou en l'utilisant, vous acceptez d'être lié par les présentes Conditions générales de service. Si vous n'êtes pas d'accord avec une partie de ces Conditions générales de service, vous ne pouvez pas accéder à la Plateforme.

2.4. Les présentes Conditions générales de service ont été mises à jour pour la dernière fois le 17 juillet 2023.

Article 3. Modification des Conditions générales de service

3.1. Optimy se réserve le droit de modifier à tout moment les présentes Conditions générales de service. Dans le cas où Optimy souhaiterait modifier ces Conditions générales de service, Optimy informera préalablement le Client de ces modifications par courrier électronique (“avis de modification”) en utilisant les coordonnées de la personne désignée comme "contact principal " dans la Commande. Si le Client souhaite recevoir les éventuels avis de modification sur une autre adresse électronique, le Client doit dûment informer Optimy de ce changement à l'adresse legal@optimy.com. Dans le cas où le Client ne reçoit pas un avis de modification en raison d'une négligence à l'égard de cette obligation, l'avis de modification n'est pas considéré comme invalide.

3.2. Si le Client souhaite s'opposer aux modifications communiqués dans un avis de modification, il doit informer Optimy de son intention dans les 15 (quinze) Jours calendrier à compter de la réception de l’avis de notification, par e-mail à legal@optimy.com ou par écrit par lettre recommandée ("Notification de refus"). Dans ce cas, le Client doit démontrer que les modifications effectuées par Optimy affectent matériellement ses droits de manière préjudiciable, dans un délai de 15 (quinze) jours calendaires à compter de la date de la Notification de refus. Dans ce cas, les Conditions générales de service alors en vigueur restent applicables jusqu'au prochain renouvellement du Contrat, sauf accord contraire des Parties. Si aucune preuve n'est apportée dans ce délai, la mise à jour des Conditions générales de service s'appliquera à compter du quinzième jour suivant l'avis de modification.

3.3. Si le Client n'envoie pas de Notification de refus dans le délai et les conditions mentionnés au paragraphe 3.2, il est réputé avoir accepté la nouvelle version des Conditions générales de service. À compter de 15 (quinze) jours après la notification de mise à jour, la nouvelle version des Conditions générales de service sera applicable en tant que partie intégrante du Contrat.

3.4. Si des dispositions de la Commande contredisent en tout ou en partie des dispositions des Conditions générales de service, les dispositions de la Commande prévalent.

3.5. Les conditions contractuelles spécifiques énumérées dans la Commande ne peuvent être modifiées par une modification des Conditions générales de service et ne peuvent être modifiées que par un accord écrit entre les Parties.

Article 4. Description de la plate-forme et des services standard

4.1. La Plateforme est constituée d'un ensemble, sous licence et entièrement configuré, de services logiciels et de modules complémentaires, conçus pour permettre au Client de gérer son impact social. Les fonctionnalités de la Plateforme comprennent, sans s'y limiter, des options permettant la gestion et la mesure de la responsabilité sociale des organisations, l'élargissement de leur portée philanthropique et l'établissement de liens avec leur communauté.

4.2. Dans le cadre des Services standard, Optimy héberge la Plateforme, le logiciel et les données du Client et fournit la Plateforme sous forme de plateforme web hébergée en ligne. Le Client a accès à la Plateforme à tout moment, à l'exception des périodes de maintenance programmées, dans les conditions définies dans le Service Level Agreement auquel il est fait référence dans la Commande.

4.3. Optimy n'assure la compatibilité de la Plateforme qu'avec les versions récentes des navigateurs web les plus courants, dont la liste comprend actuellement Chrome, Edge, Opera, Firefox, Safari. Cette liste est susceptible d’évoluer dans le temps.

4.4. Les Services standard comprennent les services de maintenance, les mises à jour et les mises à niveau des logiciels. 

4.5. Les Modules complémentaires peuvent être demandés par le Client à tout moment moyennant le paiement de frais supplémentaires. Optimy se réserve le droit de modifier la liste des Modules complémentaires disponibles et la tarification associée.

4.6. L'API de la Plateforme peut être mise à disposition par Optimy pour des connexions externes à la demande du Client, mais il est entendu entre les Parties qu'elle ne fait pas partie des Services standards et qu'elle peut être soumise à des frais supplémentaires payants.

Article 5. Renouvellement du Contrat

5.1. Sans préjudice des articles 21 à 23 des Conditions générales de service, après la Période initiale, le Contrat est renouvelé automatiquement tous les 3 (trois) ans pour de nouvelles périodes successives de 3 (trois) ans ("Périodes de reconduction"), sauf si l'une des Parties notifie par écrit à l'autre Partie la résiliation du Contrat par lettre recommandée ou par courrier électronique formel au moins 3 (trois) mois avant le début de la période de reconduction suivante.

5.2. Dans le cas où le Client souhaite communiquer à Optimy un courriel officiel en guise de préavis de résiliation, ce courriel officiel doit être adressé à l'adresse électronique legal@optimy.com pour être considéré comme valable.

Article 6. Accès et utilisation de la plateforme 

6.1. Optimy accorde au Client un droit personnel, non exclusif, non cessible et non transférable d'accès et d'utilisation de la Plateforme pour la Marque et le Territoire définis par le contrat.

6.2. L'accès et l'utilisation de la Plateforme sont strictement personnels et ne peuvent être utilisés par les utilisateurs autorisés que pour les besoins du Client, en relation avec la marque et le Territoire convenus entre les Parties.

6.3. Le Client ne peut, sans l'accord écrit préalable d'Optimy:

(i) autoriser des sociétés affiliées, des sous-traitants ou des tiers à utiliser la Plateforme,

(ii) utiliser la Plateforme au nom ou au bénéfice de tiers,

(iii) inclure tout ou partie de la Plateforme dans les logiciels ou Services offerts par le Client à ses propres clients,

(iv) transférer ou sous-licencier de toute autre manière l'un quelconque de ses droits au titre du Contrat.

6.4. Si le Client entend utiliser la Plateforme pour d'autres marques, d'autres objectifs ou activités, d'autres Territoires ou dans d'autres conditions, les modalités de cette utilisation doivent au préalable être convenues par écrit entre les Parties.

6.5. L'accès à la Plateforme est accordé au Client pour la durée du Contrat et est non exclusif. Le Client doit utiliser la Plateforme de manière raisonnable, conformément aux instructions directement fournies par Optimy ou disponibles dans le Centre d'aide d'Optimy (Help Center).

6.6. Le Client n’est en aucun cas autorisé à accéder aux codes sources de la Plateforme et ne peut pas modifier la Plateforme.

6.7. Le Client n'utilisera pas la Plateforme d'une manière qui enfreint une Loi applicable. En outre, le Client ne doit pas permettre ou aider un utilisateur autorisé ou un tiers à :

(i) utiliser la Plateforme à d'autres fins que celles définies dans l'avant-propos de la Commande ;

(ii) sauf conformément aux dispositions des présentes, accorder à des tiers l'autorisation d'utiliser la Plateforme ou revendre, transférer, mettre en gage, louer ou partager les droits du Client en vertu du Contrat;

(iii) modifier, supprimer ou amender le nom ou le logo d'Optimy, mettre à jour, reproduire, dupliquer, copier tout ou partie de la Plateforme ou des Services ;

(iv) mettre la Plateforme, les Services ou le contenu généré par la Plateforme et les Services à la disposition de toute personne autre que les employés et les consultants du Client pour une utilisation à son profit comme prévu dans le Contrat, ou utiliser la Plateforme et les Services au profit de toute entité autre que le Client ; 

(v) accéder ou tenter d'accéder aux systèmes, programmes ou données d'Optimy qui ne sont pas mis à la disposition du public, ou tenter de contourner les dispositifs de sécurité et de gestion du trafic ;

(vi) utiliser la Plateforme ou les Services à des fins de benchmarking ou de développement d'un produit concurrentiel par rapport à une offre de produits Optimy;

(vii) décompiler, désassembler ou faire de l'ingénierie inverse ou tenter de reconstruire ou de découvrir tout code source, code objet ou idées sous-jacentes, structure, savoir-faire, algorithmes, formats de fichiers ou interfaces de programmation ou d'interopérabilité concernant la Plateforme ou les Services ou tout logiciel, documentation ou données liés à la Plateforme ou aux Services, par quelque moyen que ce soit. 

Article 7. Comptes d'utilisateurs

7.1. Lorsque le Client crée un compte pour ses utilisateurs autorisés sur la Plateforme, il doit fournir des informations exactes, complètes et à jour à tout moment. Le non-respect de cette obligation constitue une violation du Contrat.

7.2. Le Client et ses utilisateurs autorisés sont responsables de la protection des mots de passe utilisés pour accéder à la Plateforme et de toute activité ou action sur la Plateforme à laquelle ils accèdent par le biais de ces mots de passe. Le Client et ses utilisateurs autorisés s'engagent à ne pas divulguer leur mot de passe à un tiers. Le Client doit informer Optimy immédiatement dès qu'il a connaissance d'une violation de la sécurité ou d'une utilisation non autorisée de son compte.

7.3. Le Client et ses utilisateurs autorisés ne peuvent pas utiliser comme nom d'utilisateur le nom d'une autre personne ou entité ou un nom qui n'est pas légalement disponible pour l'utilisation, un nom ou une marque qui est soumis aux droits d'une autre personne ou entité autre que le Client ou les utilisateurs autorisés sans autorisation appropriée, ou un nom qui est autrement offensant, vulgaire ou obscène.

Article 8. Développements supplémentaires

8.1. Sous réserve d'un accord entre les Parties sur l'étendue, le prix et la durée du développement, Optimy peut, à la demande du Client, accélérer le développement de certaines fonctionnalités supplémentaires ou développer de nouvelles fonctionnalités.

8.2. Tous les droits sur ces fonctionnalités supplémentaires, y compris les droits de Propriété intellectuelle, restent la propriété exclusive d'Optimy. Les décisions relatives à la commercialisation, au développement, au déploiement, à la modification, à la suppression et à l'utilisation de ces développements seront prises à la seule discrétion d'Optimy. 

Article 9. Sauvegardes

9.1. Le Client reconnaît qu'Optimy effectue des sauvegardes régulières. Toute sauvegarde est supprimée de façon définitive au plus tard 1 (un) an après la fin du jour où elle a été effectuée.

9.2. Bien que des sauvegardes régulières de la Plateforme soient effectuées, Optimy ne peut pas garantir qu'il n'y aura pas de perte ou de corruption de données. Des points de sauvegarde corrompus ou invalides peuvent être causés, sans limitation, par un contenu qui est corrompu avant d'être sauvegardé ou qui change pendant qu'une sauvegarde est effectuée.

9.3. Optimy fournira une assistance et tentera de résoudre les problèmes connus ou découverts qui peuvent affecter les sauvegardes de contenu comme décrit dans le Service level Agreement. Le Client reconnaît qu'Optimy n'est pas responsable de l'intégrité du contenu ou de l'impossibilité de restaurer avec succès le contenu dans un état utilisable.

9.4. Le Client accepte de conserver une copie complète et exacte de tout contenu dans un endroit indépendant de la Plateforme.

Article 10. Tests de sécurité

10.1. Le Client peut réaliser des balayages automatisés (“Automated scanning”) afin d'assurer la sécurité de la Plateforme sur une réplique de la Plateforme et conformément au service adapté proposé par Optimy, qui fait l'objet de frais supplémentaires.

10.2. Si le Client souhaite effectuer un balayage automatisé (“Automated scanning”), il s'assurera des conditions prévues auprès d'Optimy.

10.3. En aucun cas le Client ne peut lancer d'attaque ou de test de pénétration (“Pentests”) contre les serveurs de production hébergeant les données des Clients d’Optimy.

Article 11. Honoraires

11.1. En contrepartie de l'utilisation de la Plateforme et de la prestation de Services par Optimy, le Client paie les frais suivants : 

(i) des frais uniques pour la mise en place de la Plateforme, les "frais d’implémentation", 

(ii) des "Frais annuels récurrents", comprenant

(a) les " Frais de licence", pour l'utilisation de la Plateforme et la fourniture par Optimy des Services standards, qui ne couvrent pas l'activation ou la fourniture par Optimy des Services supplémentaires;

(b) les "Frais supplémentaires récurrents" pour l'utilisation des Services additionnels récurrents, y compris, mais sans s'y limiter, les éventuels Modules complémentaires, dont l'activation a été demandée par le Client au cours de la Période contractuelle en cours ;

(iii) les frais relatifs à tout autre service supplémentaire qui n'est pas un service supplémentaire récurrent.

11.2. Les honoraires pour les Services pour lesquels le Client a opté initialement sont déterminés dans la Commande signée entre les Parties.

11.3. Les Frais supplémentaires récurrents sont facturés à partir de l'activation des Services supplémentaires récurrents concernés, au prix alors applicable, au prorata temporis de la Période contractuelle restant à courir jusqu'à la prochaine Date anniversaire. 

11.4. Après la première facturation lors de l'activation, les frais supplémentaires récurrents seront inclus dans toutes les factures annuelles récurrentes suivantes jusqu'à la prochaine date de renouvellement, indépendamment de toute désactivation éventuelle des services supplémentaires récurrents avant la fin de la Période contractuelle en cours.

11.5. Les frais de mise en œuvre et les frais annuels récurrents pour la première année du Contrat sont facturés à la date de début du contrat. Passée la fin de la première année du Contrat, les Frais annuels récurrents sont facturés annuellement, 30 (trente) jours avant la Date d’anniversaire annuelle pour l'utilisation de la Plateforme, les Services standard et les éventuels Services supplémentaires récurrents pour l'année suivante.

11.6. Les Frais annuels récurrents peuvent être adaptés conformément à la clause d'indexation de l'article 12 des Conditions générales de service. 

11.7. Les frais pour les Services additionnels, autres que les Services additionnels récurrents, seront facturés à la date à laquelle Optimy commence à fournir ces Services additionnels, comme convenu entre les Parties.

Article 12. Facturation et tarification

12.1. Tous les frais bancaires sont à la charge exclusive du Client.

12.2. Tout Module complémentaire est facturé au moment de son activation, au prix alors applicable, au prorata temporis de la durée restante avant la prochaine date d’anniversaire, et est ensuite inclus dans la facture récurrente suivante.

12.3. Optimy se réserve le droit d'adapter les Frais, sans préjudice de tout autre mécanisme d'adaptation, annuellement à la date Anniversaire de la signature du Contrat et pour la première fois un an après l'entrée en vigueur du Contrat, selon la formule suivante :

Où:

P désigne les frais adaptés.

P0 désigne les frais à la date d'entrée en vigueur du Contrat.

S0 désigne le salaire horaire de référence à la date d'entrée en vigueur du Contrat, majoré des cotisations sociales des secteurs d'Agoria (moyenne nationale) tel que reconnu par le Service Public Fédéral belge de l’Économie et publié par AGORIA (Belgique).

S désigne cette même référence à la date d'ajustement des frais.

12.4. Indépendamment de l'augmentation annuelle basée sur l'inflation, Optimy peut modifier ses prix à tout moment. Toutefois, ces modifications ne changeront pas le prix applicable à la Période contractuelle en cours et ne s'appliqueront qu'à partir de la prochaine Période de reconduction.

Article 13. Impôts et taxes

13.1. Tous les frais sont hors TVA ou autres charges, taxes ou impôts applicables, qui doivent être supportés exclusivement par le Client.

13.2. Si Optimy n'est pas en mesure de récupérer tout ou partie d’une retenue à la source prélevée par le Client en application d'une Loi, le Client effectuera un paiement supplémentaire à Optimy pour la totalité du montant de la retenue à la source, de sorte qu'Optimy reçoive un paiement cumulé net égal au montant qui aurait été perçu en l'absence de retenue à la source.

Article 14. Délais de paiement et retard de paiement

14.1. Tous les paiements effectués par le Client en vertu du Contrat sont dus dans un délai de 30 (trente) jours à compter de la date de la facture, par virement bancaire électronique uniquement.

14.2. Chaque jour de retard de paiement peut être majoré d'intérêts de retard en application de la Loi belge du 2 août 2002 sur les retards de paiement dans les transactions commerciales, calculés comme suit :

Où :

• BCE% est le taux officiel de la Banque centrale européenne (BCE) s'il est positif, ou 0,00% si le taux de la BCE est négatif ;
• D est le nombre de jours de retard de paiement ;
• A est le montant de la facture en souffrance, toutes taxes comprises.

Les retards de paiement sont en somme assortis d'un intérêt annuel fixé par la Banque centrale européenne (BCE), majoré de 8 % (huit pour cent).

14.3. En outre, Optimy se réserve le droit d’exiger le versement de 150 (cent cinquante) euros à titre d'indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, ainsi qu'à une indemnité raisonnable pour tout autre frais de recouvrement causé par le retard de paiement, en vertu de la Loi belge du 2 août 2002 sur les retards de paiement dans les transactions commerciales.

Article 15. Confidentialité, données et sécurité

15.1. Les Parties conviennent de garder confidentielles toutes les informations non publiques reçues l'une de l'autre ("Informations confidentielles") et de ne pas les utiliser à d'autres fins que celles spécifiées dans le présent Contrat. Aucune information confidentielle ne peut être transmise à un tiers, sauf si cela est nécessaire à l'exécution du Contrat.

15.2. Les Parties conviennent de préserver la confidentialité des Informations confidentielles et de mettre en œuvre les mesures de sauvegarde appropriées pour préserver la confidentialité pendant une période de 3 (trois) ans après la fin du Contrat. 

15.3. Optimy peut accéder et utiliser les données du Client et les données relatives à l'utilisation de la Plateforme à des fins statistiques et d'amélioration de la Plateforme et de ses Services, sans toutefois divulguer les Informations confidentielles du Client et sans préjudice des obligations relatives aux données à caractère personnel. Optimy peut communiquer des statistiques anonymes à des tiers.

15.4. Le Client est responsable de la confidentialité et de la sécurité de ses comptes et doit s'assurer que ses utilisateurs autorisés accèdent à la Plateforme par le biais d'ordinateurs correctement sécurisés. 

15.5. Les données soumises par le Client et celles relatives aux utilisateurs autorisés restent la propriété du Client.

15.5.1. Le Client doit exporter et conserver des copies ou des sauvegardes adéquates de ses données en plus des sauvegardes effectuées par Optimy.

15.5.2. Optimy peut, à la demande du Client uniquement et pour la fourniture des Services, modifier les données du Client sur la Plateforme. En aucun cas, une modification effectuée par Optimy ne saurait altérer la propriété exclusive du Client sur ses données.

15.6. Le Client peut à tout moment exporter ses données au format CSV avant la fin du Contrat en utilisant les fonctionnalités d'exportation de la Plateforme. Le Client peut demander l'assistance d'Optimy pour personnaliser l'exportation des données, qui sera facturée sur devis proportionnellement à la quantité de données et à la quantité de travail nécessaire.

15.7. Sans préjudice du contenu de l'article 9 relatif à la conservation des sauvegardes pour une durée maximale de 1 (un) an, Optimy supprimera les données du Client hébergées sur la Plateforme après 1 (un) mois à compter de la date de fin du Contrat.

Article 16. Protection des données

16.1. Optimy peut traiter des données à caractère personnel dans le cadre de l'exécution du Contrat. Lorsque Optimy traite des données à caractère personnel pour le compte du Client et non pour ses propres besoins, Optimy agit en qualité de Sous-traitant (article 16.2.). Lorsque Optimy traite des données à caractère personnel pour ses propres besoins, Optimy agit en tant que Responsable du traitement (article 16.3).

16.2.   Optimy s'acquitte de ses obligations en tant que Sous-traitant de données à caractère personnel conformément à l'article 28 du RGPD. Les obligations incombant aux Parties sont énoncées dans l’Accord sur le traitement des données à caractère personnel auquel il est fait référence dans la Commande.

16.3. Optimy agit en tant que Responsable de traitement lorsque Optimy traite les données personnelles des employés et représentants du Client à des fins de facturation et d'administration, et les données personnelles des utilisateurs autorisés du Client, pour créer leur compte et offrir les Services liés à la Plateforme, y compris l'analyse de leur utilisation générale de la Plateforme pour améliorer la Plateforme, pour entreprendre ou organiser des activités de marketing et mener ou organiser des études de marché, ou pour remplir des obligations légales telles que spécifiées dans la politique de confidentialité d'Optimy. Le Client reconnaît que la politique de confidentialité d'Optimy est disponible sur le site web d'Optimy (https://www.optimy.com).

Les catégories de données à caractère personnel traitées par Optimy en tant que Responsable du traitement sont les suivantes :

• Nom, titre, fonction de la personne de contact
• Coordonnées professionnelles (nom de l'entreprise, adresse, adresse électronique, numéro de téléphone...)
• Données de facturation
• Utilisation de la Plateforme et des Services connexes
• Autres informations liées au Contrat: relations contractuelles, informations de connexion, préférences concernant le produit et intérêt pour le produit ou les Services.

Le traitement est justifié par les intérêts légitimes d'Optimy, à savoir l'exécution du Contrat avec le client et la fourniture du meilleur service possible au Client, tout en ayant un impact limité sur les intérêts et les droits des Personnes concernées.

Le Client reconnaît et accepte qu'Optimy puisse transférer ces données à caractère personnel à des Sous-traitants ou à d'autres prestataires dans le cadre de l’exécution du contrat. Certains de ces destinataires peuvent être situés en dehors de l'Espace Économique Européen mais assurent un niveau de protection adéquat des données personnelles, tel que requis par le RGPD, notamment par la conclusion de Clauses Contractuelles Types de la Commission européenne entre Optimy et ces tiers.

Optimy ne traite pas les données personnelles pour une durée plus longue que celle nécessaire au regard de son intérêt légitime et, en tout état de cause, pas plus de 5 (cinq) ans après la cessation des Services concernés par le présent contrat.

Les personnes concernées ont le droit d'adresser les demandes suivantes à Optimy, pour autant que les conditions légales soient remplies :

1. l'accès à leurs données personnelles en cours de traitement,
2. la rectification ou l'effacement de leurs données à caractère personnel,
3. le droit à la limitation du traitement, ainsi que le droit de s'opposer au traitement de leurs données à caractère personnel.

Les Personnes concernées ont également le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité compétente en matière de protection des données.

Le Client s'engage à informer ses utilisateurs autorisés des activités de traitement d'Optimy mentionnées ci-dessus et à les informer de leurs droits en tant que personnes concernées. 

Article 17. Propriété intellectuelle

17.1. La Plateforme ainsi que les sites web d'Optimy, la structure de la base de données, les marques commerciales, les noms de produits et les marques, y compris toute personnalisation, modification ou amélioration de ceux-ci, sont protégés par des droits de Propriété intellectuelle.

17.2. A l'exception de la licence limitée accordée en vertu des présentes pour l'utilisation de la Plateforme conformément aux dispositions du Contrat, et sauf accord écrit contraire des Parties, tous les droits sur les codes, les textes, la mise en page, les dessins, les photographies, les films, les graphiques et les autres éléments sont conservés par Optimy. Toute copie, adaptation, traduction, arrangement, communication au public, location ou autre utilisation, modification de tout ou partie des éléments appartenant à Optimy, sous quelque forme et par quelque moyen que ce soit, électronique, mécanique ou autre, est strictement interdite.

17.3. Le Client informera immédiatement Optimy de toute réclamation réelle ou présumée selon laquelle la Plateforme et les Services enfreignent les droits d'auteur sur les programmes informatiques ou les droits sur les bases de données d'un tiers. Le Client donnera à Optimy le plein contrôle de la défense et Optimy défendra et indemnisera le Client contre une telle réclamation. S'il s'avère que la Plateforme ou les Services portent atteinte à des droits d'auteur sur des programmes d'ordinateur ou des droits sur des bases de données d'un tiers, Optimy doit soit obtenir le droit pour le Client de continuer à utiliser la Plateforme, soit modifier la Plateforme et les Services afin de mettre fin à l'atteinte. Si aucune de ces solutions n'est possible dans des conditions commerciales acceptables pour Optimy, Optimy aura le droit de résilier le Contrat et remboursera au Client tous les Frais payés pour la l’année en cours, à titre de seule compensation et réparation du préjudice subi.

17.4. Le Client doit

(i) défendre Optimy contre toute réclamation d'un tiers alléguant que les données du Client, ou l'utilisation par le Client de la Plateforme et des Services en violation du Contrat, enfreignent les droits de propriété intellectuelle de ce tiers ou violent les Lois applicables, 

(ii) en ce qui concerne cette réclamation, indemniser et dégager Optimy de toute responsabilité pour tous les dommages et coûts finalement accordés ou acceptés dans le cadre d'un règlement par le Client, y compris, mais sans s'y limiter, les frais d'avocat.

Article 18. Référencement du Client 

Le Client accorde à Optimy le droit d'utiliser son logo et sa marque à des fins de référence, notamment sur le site web d'Optimy.

Article 19. Garanties

19.1. Optimy s'acquitte de ses obligations avec la compétence et le soin professionnels qui s'imposent. Optimy n'est pas tenue à une obligation de résultat. Optimy s'efforcera raisonnablement de veiller à ce que la Plateforme soit disponible, qu'elle ne soit pas affectée par des erreurs et qu'elle soit protégée contre tout accès non autorisé. Optimy ne donne toutefois aucune garantie sur ces éléments. En outre, Optimy ne peut être tenue responsable des défauts de conception ou de matériel si les spécifications ont été préalablement approuvées par le Client. La Plateforme est fournie "en l'état" et Optimy décline toute garantie, expresse ou implicite, autre que celles mentionnées dans les présentes Conditions générales de service. L'utilisation de la Plateforme par le Client se fait sous sa seule responsabilité et à ses propres risques.

19.2. Le Client est responsable de la détermination de ses besoins et exigences au moment de la conclusion du Contrat. Optimy ne fait aucune déclaration quant à l'adéquation de la Plateforme aux besoins ou objectifs du Client ou quant à la réalisation par le Client de ses objectifs commerciaux, financiers ou opérationnels.

Article 20. Responsabilité

20.1. Optimy n'est responsable que des dommages directs subis par le Client à la suite d'un manquement aux obligations d'Optimy. Pour toute réclamation, de tels dommages directs doivent être dûment prouvés par le Client. 

20.2. Excepté en cas de fraude, de faute intentionnelle, de négligence grave ou de toute situation pour laquelle la responsabilité ne peut être légalement limitée ou exclue, la responsabilité globale d'Optimy pour toute cause (contractuelle et extracontractuelle), y compris toute obligation d'indemniser le Client, est limitée au montant hors taxes des redevances annuelles de Licence payées ou dues par le Client pour la période annuelle au cours de laquelle le fait générateur de responsabilité s'est produit.

20.3. Les Parties et leurs affiliés, directeurs, employés, propriétaires, agents ou représentants ne sont jamais responsables des dommages accessoires, indirects ou consécutifs, y compris toute perte ou altération de données, toute perte de profit, de chiffre d'affaires, de temps, d'opportunité, toute atteinte au goodwill ou à la réputation, même si ces Parties ont été informées de la possibilité de tels dommages. En cas de perte ou d'altération des données, le Client n'aura droit qu'à une restauration des données telles que sauvegardées par Optimy, sans aucune garantie de résultat.

20.4. Chaque Partie s’engage à défendre, indemniser et dégager de toute responsabilité l'autre Partie et ses affiliés, dirigeants, administrateurs, employés, actionnaires et partenaires, contre toute réclamation, perte, responsabilité, amende, pénalité, dommage, coût et dépense, y compris, mais sans s'y limiter, les honoraires raisonnables d'avocat, que l'une des Parties aurait à subir en raison d'actes de négligence, d'erreurs ou d'omissions de l'autre Partie dans l'exécution des obligations du Contrat. Le présent article survit à l'expiration ou à la résiliation anticipée du Contrat.

20.5. Pendant toute la durée des obligations d'indemnisation d'Optimy en vertu du Contrat, Optimy portera et maintiendra, à ses frais exclusifs, :

(i) une police d'assurance en responsabilité civile des entreprises, comprenant notamment une couverture de la responsabilité du fait des produits et de la responsabilité des employeurs, couvrant un montant cumulé minimal de 2 000 000 $ (deux millions de dollars américains) ;

(ii) et une assurance responsabilité cyber spécifique, couvrant un montant cumulé minimum de 1 000 000 $ (un million de dollars américains).

20.6. Les polices d'assurance susmentionnées doivent être souscrites auprès d'une compagnie d'assurance financièrement solide, dont les notations financières sont acceptées par les organismes de notation d'assurance. Optimy peut fournir au Client son certificat d'assurance responsabilité pour l'assurance requise lors de la signature du Contrat et dans les trente (30) jours suivant toute demande écrite ultérieure du Client pour un certificat mis à jour. 

Article 21. Suspension des Services

21.1. Optimy se réserve le droit de suspendre l'accès du Client à la Plateforme et de suspendre la fourniture des Services si l'un des événements suivants se produit :

(i) le non-respect par le Client de ses obligations, y compris le retard de paiement de toute somme due à Optimy, auquel il n'est pas remédié dans les 15 (quinze) jours calendaires suivant la réception d'un rappel de paiement de la part d'Optimy ;

(ii) une activité anormale sur le compte du Client dans la Plateforme ; une violation présumée ou réelle de la sécurité du compte du Client ;

(iii) lorsque Optimy est tenu d'effectuer une maintenance d'urgence ;

(iv) en cas de décision judiciaire, à l'initiative d'une agence gouvernementale ou d'une autre autorité compétente.

21.2. Si l'événement à l'origine de la suspension est causé par le Client, l'exécution des Services reprend après que le Client a entièrement remédié à la cause de la suspension et Optimy est autorisée à facturer des frais de reconnexion raisonnables.

Article 22. Force Majeure

22.1. Si une Partie (la "Partie affectée") est empêchée, entravée ou retardée dans l'exécution de l'une des obligations qui lui incombent en vertu du présent Contrat en raison d'un événement de Force majeure, elle en informe l'autre Partie par écrit dans un délai maximum de cinq (5) jours à compter de la date à laquelle le cas de force majeure a commencé à se produire, en fournissant tous les documents disponibles et en prenant toutes les mesures possibles pour résoudre la situation dans les délais les plus brefs.

22.2. Les obligations de la Partie affectée sont suspendues pendant la durée du cas de Force majeure. Si la durée d'un événement de force majeure dépasse ou est censée dépasser 60 (soixante) jours, chaque Partie peut résilier le Contrat par notification écrite à l'autre Partie, sans qu'aucune indemnité ne soit due par l'une ou l'autre Partie. 

Article 23. Résiliation anticipée

23.1. Chaque Partie ne peut résilier le Contrat par lettre recommandée avec effet immédiat que si l'autre Partie : 

(i) commet un manquement grave à une ou plusieurs de ses obligations et ce manquement n'est pas réparable ou n'est pas corrigé dans un délai de 20 (vingt) jours à compter de la mise en demeure,

(ii) cesse d'être autorisé à exercer ses activités (si une telle autorisation est requise) ou cesse d’exister,

(iii) engage une procédure en vertu des Lois sur la faillite ou l'insolvabilité, fait une cession au profit de ses créanciers ou devient autrement insolvable.

23.2. En cas de résiliation du Contrat pour quelque raison que ce soit, le Client doit cesser d'utiliser la Plateforme et restituer à Optimy tout matériel en sa possession qui est propriété d'Optimy. Toute utilisation de la Plateforme en l'absence d'un Contrat valide en vigueur constitue une violation des droits de propriété intellectuelle d'Optimy en plus d'une violation contractuelle.

23.3. Si le Client souhaite résilier le Contrat pour des raisons qui ne sont pas prévues au paragraphe 23.1 ("Résiliation de commodité"), toutes les redevances impayées pour la Période contractuelle en cours deviennent immédiatement exigibles et payables immédiatement, quelles que soient les conditions de paiement prévues dans le Contrat. Si le Client a prépayé des frais pour une partie de la durée, ces frais prépayés ne seront pas remboursés par Optimy.

Article 24. Assistance et vérification

24.1. Dans le cas où le Client a besoin d'assistance pour l'utilisation de la Plateforme, le personnel et les Sous-traitants accrédités d'Optimy peuvent être amenés à accéder aux données du Client au sein de la Plateforme. 

24.2. Optimy se réserve le droit de vérifier l'utilisation de la Plateforme par le Client afin de s'assurer de sa conformité avec le Contrat. A cette fin, Optimy peut accéder au compte du Client et auditer les données du Client. Optimy informera par écrit le Client de l'audit prévu au moins 2 jours ouvrables à l'avance.

24.3. Toutes les informations obtenues lors de la vérification ou de l'assistance resteront confidentielles et ne serviront pas à d'autres fins que l'application et l'exécution du Contrat. A la demande d'Optimy, le Client remédiera immédiatement à toute non-conformité détectée par Optimy.

Article 25. Avis

25.1. Toute notification, demande ou autre communication devant être donnée ou faite en vertu du Contrat doit être faite par écrit et est réputée dûment donnée ou faite si elle est livrée ou envoyée

(i) par lettre recommandée au siège d'Optimy,

(ii) ou par courrier électronique avec accusé de réception au Chargé commercial de référence du Client et à l'adresse électronique suivante : legal@optimy.com. 

25.2. Une Partie peut changer d'adresse de réception des avis en notifiant ce changement à l'autre Partie conformément aux dispositions du présent paragraphe. Toute notification, demande ou autre communication envoyée par courrier est réputée avoir été reçue par la Partie à laquelle elle a été envoyée à la fin du jour indiqué comme jour de réception sur l'accusé de réception qui l'accompagne. Toute notification, demande ou autre communication remise en main propre est réputée, sauf preuve du contraire, avoir été reçue au moment de sa remise.

Article 26. Divers 

26.1. Transfert du contrat. Chaque Partie peut transférer ses droits et obligations au titre du Contrat à une autre société de son groupe, à la suite d'un changement de contrôle ou de la vente de la totalité ou d'une partie substantielle de ses actifs, après avoir donné à l'autre Partie un préavis écrit d'un (1) mois avant le transfert. Tout successeur s'engage à respecter les obligations qui lui incombent en vertu du Contrat.

26.2. Absence de renonciation. Le fait qu'une Partie n'exerce pas ou tarde à exercer un droit, un pouvoir ou un privilège ne constitue pas une renonciation, et l'exercice unique ou partiel d'un droit, d'un pouvoir ou d'un privilège n'empêche pas l'exercice ultérieur de ce droit, de ce pouvoir ou de ce privilège.

26.3. Divisibilité. Si l'une des dispositions du Contrat devait, pour quelque raison que ce soit, être considérée comme nulle, illégale ou inapplicable, cette nullité, illégalité ou inapplicabilité n'affectera pas les autres dispositions du Contrat et devra être remplacée par une disposition efficace, se rapprochant des dispositions d'origine dans ses implications économiques.

26.4. Droit applicable. 

26.4.1. Si l'adresse enregistrée du Client est située au Canada ou aux États-Unis, le Contrat entre les Parties est exclusivement régi par les lois de la province de l'Ontario et les lois fédérales du Canada qui y sont applicables, à l'exclusion des règles relatives aux conflits de lois.

26.4.2. Dans le cas contraire, le Contrat entre les Parties est exclusivement régi par le droit belge.

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26.5. Juridiction compétente. 

Pour toute réclamation, controverse ou litige de quelque nature que ce soit survenant entre les Parties ("Litige") qui ne pouvant être réglé par voie de négociation dans un délai de 15 (quinze) jours ouvrables, ce Litige sera soumis à la juridiction exclusive:

26.5.1. des tribunaux de la province de l'Ontario si l'adresse enregistrée du Client est située au Canada, ou aux États-Unis d'Amérique ;

26.5.2. Dans le cas contraire, ce Litige sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux de Bruxelles, section française.

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