Comment Capital Power a réduit de moitié son processus d'examen des demandes !

Capital Power est un producteur d'électricité dont le siège social est situé en Alberta, au Canada, et qui possède des installations de production d'électricité dans toute l'Amérique du Nord. L'entreprise s'est engagée à croître afin d'offrir une valeur à long terme, de protéger l'environnement et d'aider les communautés locales. Ses actifs thermiques et renouvelables représentent une capacité de production d'environ 6 500 MW qui est bien positionnée pour soutenir le système énergétique à faible émission de carbone.

Résultat : 50% de temps gagné sur les tâches administratives !

Lorsque Capital Power a commencé à rechercher des solutions alternatives, Optimy s'est imposé. Optimy avait déjà fait l'objet d'une démonstration et la société était donc déjà consciente de son potentiel. L'une des caractéristiques de l'outil qui intéressait le plus Capital Power était la possibilité d'apporter soi-même des modifications aux formulaires, ainsi que la simplicité de l'outil. De plus, la possibilité pour les employés et les partenaires communautaires de pré-remplir des informations à partir de demandes antérieures était également attrayante. 

Lindsay Cooper mentionne que même si elle appréhendait un peu le décalage horaire entre l'Amérique du Nord et l'Europe, elle s'est entretenue avec plusieurs personnes de référence qui lui ont assuré que le décalage horaire ne posait aucun problème. Après une évaluation approfondie de plusieurs outils de gestion de la RSE, Capital Power était convaincue que l'outil Optimy répondrait le mieux à ses besoins.  

Capital Power gère désormais quatre formulaires Optimy différents. Capital Power aurait pu créer ces formulaires elle-même, mais elle a choisi de confier cette tâche à Optimy . De plus, Optimy les a aidés à importer 10 ans de données historiques. Les formulaires publics externes ont été mis en ligne en novembre 2019 et les formulaires internes pour les employés ont été mis en ligne en février 2020. 

"Travailler avec Optimy a été très facile et j'ai apprécié tout le soutien qu'ils nous ont apporté pendant le développement de nos formulaires. Ils ont constamment proposé des solutions pour répondre à nos besoins et ont développé un produit que nos employés et nos partenaires communautaires trouvent facile à utiliser. Ce que je préfère dans cet outil, c'est de pouvoir faire des changements moi-même, en quelques minutes, plutôt que d'attendre des mois que quelqu'un d'autre le fasse pour moi", a déclaré Lindsay Cooper. 

Avec Optimy, Capital Power a simplifié son processus d'investissement communautaire. Des fonctionnalités telles que la gestion des tâches et l'automatisation des flux de travail ont eu un impact considérable sur le travail quotidien de l'équipe. Capital Power dispose actuellement de 9 flux de travail automatisés différents qui transforment des projets complexes en une gestion de projet facile à suivre. 

Selon M. Cooper, la rationalisation du flux de travail a aidé la productivité de l'équipe dans son ensemble : "Il y a moins d'e-mails et nous avons une meilleure gestion des projets". Elle explique également que le temps consacré à l'examen de chaque demande a considérablement diminué, passant d'une moyenne de 7 minutes par demande à 3 minutes, tout cela grâce aux fonctions de gestion des tâches. Avec une telle augmentation de l'efficacité, l'équipe peut consacrer plus de temps à travailler avec des partenaires dans les communautés locales pour fournir un meilleur impact et un meilleur soutien.