Un appel à projet n'est pas toujours la tâche la plus facile. Nous le savons. C'est pourquoi il est toujours préférable de se tourner vers une ressource experte. C'est exactement ce que nous vous proposons aujourd'hui.
En 2021, nous avons rencontré Dorothée CORBIER, directrice associée de l'agence Assemble. L'agence Assemble accompagne les entreprises et les fondations dans le processus de mise en place de leurs actions de mécénat. Parmi les nombreuses entreprises qui bénéficient de l'expertise de l'Agence Assemble, on trouve la Fondation de France, mais aussi la Fondation Carrefour, la Fondation Maisons du Monde, entre autres.
Let's go Retour à l'interview organisé dans le cadre de notre programme "CSR Connect" Podcast.
Optimy: Depuis covid19, quels ont été les impacts favorables ou défavorables des appels à projets pour les fondations ?
D.C. : Il y a effectivement eu beaucoup d'impact et de changements concernant les appels à projet et les acteurs (les porteurs de projet). Une adaptation dans le cadre de ce contexte était nécessaire. Il y a aussi cette idée que la numérisation de leurs pratiques et de leurs outils était nécessaire face à l'impossibilité de se mettre au travail, de réaliser leurs activités comme ils le faisaient auparavant.... Je pense que les mots-clés de la numérisation sont " agilité ", " flexibilité ", et c'est finalement ce qu'ont fait les acteurs impliqués dans les appels à projet. On a vu, surtout au premier semestre 2020, que beaucoup de fondations ou de sponsors qui ont mis en place des appels à projets ont repoussé les échéances pour donner plus de temps aux porteurs de projets pour postuler. Beaucoup de fondations sont déjà équipées d'outils numériques. Mais c'était plus compliqué pour d'autres associations : avoir les bons outils pour travailler de chez soi, pour communiquer, pour maintenir le lien était une question de survie parfois pour ces associations. On constate donc, même avec 2020, que certaines associations ont parfois pris plus de retard dans ce domaine, pour des raisons financières mais aussi des questions de ressources humaines. Au départ, le modèle des porteurs de projets n'a pas forcément été créé avec le numérique, etc. Il y a probablement un manque de compétences internes. Tout à coup, dans un contexte sanitaire comme celui que nous avons commencé à connaître début 2020, il a été difficile de s'adapter : il existe encore de nombreuses associations qui ont réussi, souvent avec l'aide de leurs financeurs. Au-delà de l'appel à projets en tant que tel, pouvoir compter sur des aides financières ou des compétences quand on est porteur de projet et qu'on veut s'adapter à des outils et des pratiques, a été un vrai changement. en 2020. Et il y a beaucoup de fondations qui ont soutenu les associations en mécénat de compétences numériques pendant le verrouillage en 2020.
Optimy: Covid19 a accéléré la numérisation. Mais ces changements se poursuivront-ils dans les mois, voire les années à venir ?
D.C. : Je le pense. La numérisation est un gage de survie et de pérennité des organisations. D'une part, il faut se conformer à la législation sur la protection des données, et d'autre part, il est essentiel aujourd'hui de développer une stratégie de communication. Il est également important de développer des outils, des interfaces bureautiques, des outils de gestion, etc. Cela fait partie de la nécessité de continuer à travailler et c'est donc nécessaire pour les organisations, pas seulement les fondations et les associations, qu'elles soient privées, publiques ou d'intérêt général. C'est une question de survie. Dans le domaine du mécénat et des associations, il y a un réel besoin de faire du numérique un soutien à l'action. L'enjeu pour ces structures est justement de pouvoir s'appuyer sur le numérique pour continuer à faire ce pour quoi elles ont été créées au départ : agir pour les bénéficiaires, développer leurs projets au service du bien commun et de l'intérêt général. Le numérique doit venir en soutien et être au service de ces projets qui permettent à ceux qui travaillent de se consacrer à leur mission première.
Optimy: D'après votre expérience,les gestionnaires de subventions utilisent-ils encore des systèmes traditionnels, tels que le papier, les fichiers Excel ou les communications par courrier électronique pour gérer leurs activités ?
D.C. : Je pense qu'il y a de moins en moins de personnes qui travaillent uniquement avec des dossiers papier parce que cela prend du temps et qu'il y a des outils très simples qui permettent de travailler avec le numérique. Beaucoup travaillent avec des documents Excel, des mails, etc. parce qu'en toute décontraction, cela demande des moyens financiers et humains pour s'équiper en outils. Mais l'utilisation des outils numériques, quels qu'ils soient, est néanmoins de plus en plus utilisée pour gérer les appels à projets, pour tisser des relations avec les partenaires. Cela dit, la digitalisation ne peut pas tout faire. Aujourd'hui, pour bien travailler quand on est mécène ou promoteur de projets, on a aussi toujours besoin de personnes, de proximité, de collectif, pour vivre les projets, la solidarité en vrai et pas seulement par écrans interposés. Mais encore une fois, je pense que le numérique doit faciliter cela.
Optimy: A quoi ressemble un projet aujourd'hui, puisque nous ne pouvons pas nier les changements effectués grâce ou à cause de covid19 ?
D.C. : Je crois qu'aujourd'hui un appel à projets - si on se place du côté des entreprises, des mécènes, etc. - c'est le fait de réfléchir sur les thèmes des appels à projets et de les adapter aux éventuels nouveaux besoins des porteurs de projets qui ont émergé ou se sont intensifiés compte tenu de la crise. Par exemple, nous nous sommes rendu compte qu'il y avait un certain nombre de porteurs de projets ou de structures qui avaient été malmenés et dont les activités étaient largement perturbées. Ils avaient donc besoin d'un soutien en termes de (re)-structuration, jusqu'à repenser leur mission associative. Peut-être que les thèmes traditionnels des appels à projets peuvent évoluer et cela mérite réflexion quand on est une entreprise. Et du côté de l'organisation à but non lucratif, on voit aussi que depuis 2020 - et ça va certainement s'accélérer - il y a de plus en plus de dossiers déposés dans le cadre des appels à projets. Et ça, c'est normal. Les vulnérabilités et les besoins ont explosé, tant du côté des structures que du côté du nombre et du besoin des bénéficiaires auprès desquels elles agissent. Les difficultés financières sont indéniables, et encore plus parfois quand elles sont employeurs et qu'elles ont des salaires à payer. Et puis, la nature de leurs activités nécessite soit d'avoir arrêté à cause du contexte, soit de s'adapter. Je pense donc qu'il y a un travail de réflexion à avoir sur "comment adapter le processus de candidature" pour éviter aux associations un travail fastidieux sur le fait de remplir une myriade d'appels à projets en y passant beaucoup de temps et en ayant finalement peu de chance d'être sélectionné au final. En effet, ce n'est pas parce qu'il y a plus de demandes, qu'il y a plus de subventions qui sont accordées.
Optimy: Imaginons que je décide, en tant que personne, de lancer un appel à projets. Quels sont les éléments à prendre en compte ? Quelles sont les principales étapes à prévoir pour construire cet appel à projets ?
D.C. : Chez Assemble, nous suivons dix étapes à respecter. Un appel à projets doit avoir un ou plusieurs objectifs définis. En fonction de ces objectifs, nous pouvons esquisser l'ambition que nous avons avec cet appel : soutenir des associations pour des projets locaux ? soutenir quelques associations seulement sur 5 ans ? etc. Ensuite, un appel à projets nécessite des thématiques, une ou plusieurs. Plus elles sont précises, plus les réponses des porteurs de projets sont pertinentes. Se pose également la question de l'ancrage territorial : il faut définir l'échelle (locale, nationale, internationale), l'établissement des porteurs de projets, ou les projets eux-mêmes. On en vient ensuite à s'intéresser au calendrier : un appel à projets suit une périodicité, un phasage, une durée. Il doit être défini en amont pour ensuite affiner et ajuster les différentes étapes du processus de sélection. On parle aussi de l'étape de la dotation : définir le montant qui sera alloué, s'agit-il uniquement d'un soutien financier, en nature ou d'un mécénat de compétences. Les critères d'éligibilité et de sélection sont également des parties importantes. La première regroupe l'ensemble des conditions requises pour qu'un porteur de projet puisse valablement postuler, la seconde représente l'ensemble des éléments qui permettront d'évaluer si les projets reçus sont en adéquation avec les objectifs et l'ambition de l'appel à projets. Tout ceci doit bien sûr être défini en amont. Un appel à projets reste un processus d'instruction et de sélection : la nature et les ressources humaines à comparer sont interdépendantes. Les entreprises souhaitent de plus en plus impliquer leurs salariés dans le choix et la sélection des projets, mais il peut être nécessaire de les former en amont. Il peut aussi s'agir de former un jury indépendant. Bref, il y a beaucoup de questions à se poser en amont. Sans oublier qu'un appel à projets, c'est aussi un outil juridique, opérationnel, et de communication pour lancer l'appel à projets et s'adresser à toutes les cibles (internes, externes, porteurs de projets, etc.). La communication doit être pensée pour tous les temps forts. Je dirais que la réussite d'un appel à projets, c'est un cadre et un dispositif bien conçu en amont.
Optimy: En ce qui concerne les chefs de projet qui soumettent des candidatures, de quoi ont-ils besoin ?
D.C. : Dans un monde idéal, il faudrait une forme unifiée, à l'image de ce que les administrations pratiquent pour les subventions publiques. Aujourd'hui, répondre à des appels à projets prend du temps. Compte tenu des spécificités de chaque sponsor ou de chaque financeur, de leur processus d'instruction, de leurs critères de sélection, il y a autant d'appels avec des questions différentes, des champs différents, qu'il y a de financeurs. Peut-être ont-ils besoin d'un tronc commun, ce serait une bonne idée de commencer avec Optimy, en particulier, et avec certains de vos clients pour créer un tronc commun, par exemple. L'autre besoin serait la clarté et la transparence. Les critères sont essentiels mais ils doivent être bien élaborés pour être connus, compris et annoncés dans la réglementation et la communication afin que les porteurs de projets sachent exactement ce qui est attendu et quels sont les enjeux. Cela leur permettra de décider en leur âme et conscience s'ils veulent prendre le temps de remplir des dossiers. Enfin, je pense que les porteurs de projets ont besoin d'occasions d'échanges directs, de rencontres. Que ce soit pour défendre leur projet à l'oral avant la sélection finale ou pour comprendre les raisons d'un refus, afin de pouvoir s'améliorer pour la prochaine fois.
Optimy: Que changeriez-vous dans le monde de la RSE ou des appels à projets en général ?
D.C. : Je donnerais un coup de pouce aux logiques d'alliance, de mutualisation des connaissances et des compétences, de coopération, etc. qui sont encore trop peu nombreuses et trop naissantes dans le monde du mécénat et de la RSE actuellement. Je trouve que l'échange de savoir-faire et les actions coordonnées sont encore trop timides et souvent coûteuses et inefficaces. Mais on voit des choses émerger et les accélérer dans une logique d'impact et d'amélioration serait intéressant. C'est une sorte de dynamique collaborative pour répondre ensemble aux défis sociaux et environnementaux, en établissant des diagnostics partagés, en imaginant des plans d'action et des indicateurs communs qui méritent d'arriver maintenant. Cela ne veut pas dire qu'il ne faut pas continuer à faire les choses chacun à son échelle, à sa mesure, mais pousser le décloisonnement et la logique du partenariat pour résoudre des problèmes et répondre à des enjeux qui pour certains sont globaux, serait idéal.Dans le monde anglo-saxon, une nouvelle logique philanthropique émerge, la " philanthropie catalytique " je crois. Et il s'agit de se rendre compte qu'il y a déjà des milliers de personnes qui agissent pour changer les choses à leur échelle et de se poser la question de leur donner la possibilité en travaillant ensemble de changer la situation à grande échelle. avec la logique d'alliance et de structure générale entre sponsor et pouvoirs publics. Il faut du temps, de l'énergie pour se mettre d'accord sur des objectifs et des actions communes.
De grandes ambitions que nous espérons voir évoluer et que nous ne manquerons pas de communiquer sur notre blog, notre site internet, nos réseaux sociaux... ou notre podcast ! Pour en savoir plus, rendez-vous sur notre blog !
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